Start din søgning efter en platform til interne podcasts med desk research. Tag udgangspunkt i det, du allerede ved om målgruppen, enhederne og kommunikationsudfordringen, og lav en shortlist. Bed leverandørerne om at afklare de væsentlige ubesvarede spørgsmål, kontrollér, at du kan komme i gang med den foreslåede opsætning, og lær om lyttevanerne gennem et pilotprojekt i drift.
Du kan begynde at sammenligne platforme, selv om spørgsmål om emner, formater og medarbejdernes interesse stadig er åbne. Lad dem indgå i pilotprojektet. Før du indgår en aftale, skal du afklare, hvem der kan få adgang, hvad dit team kan udgive, og hvad løsningen vil koste.
Her får du en praktisk vej fra den første shortlist til en evaluering efter seks måneders pilotdrift. De seks måneder er en evalueringsperiode. Kontrollér leverandørens kontraktperiode særskilt.
1. Lav en shortlist ud fra det, du allerede ved
Skriv et kort oplæg. Beskriv den første målgruppe, hvad du vil forklare eller dele, hvilke enheder og konti medarbejderne har, og hvem der skal drive serien. Anslå målgruppens størrelse, hvis du ikke har et præcist tal. Markér antagelser, så du kan vende tilbage til dem.
For eksempel: „Vi vil dele nyt om driften med kolleger på flere arbejdssteder. De har virksomhedskonti og bruger telefoner, som virksomheden administrerer. Kommunikationsafdelingen skal udgive serien. Vi vil evaluere den over seks måneder, før vi beslutter os for en bredere udrulning.“ Det er nok til at begynde at sammenligne leverandører.
Brug produktsider, hjælpeartikler, prisoplysninger og tilgængelig dokumentation til at undersøge disse krav:
Adgang til at lytte: Kan medarbejderne bruge en app eller browser på de enheder, de har til rådighed? Se efter afspilning i baggrunden, genoptagelse af en episode og en enkel vej fra invitation til afspilning. Hvis netforbindelsen er et problem, skal offlinelytning med på listen over krav, der skal bekræftes.
Lukket adgang: Kan du begrænse adgangen til podcastserier til den relevante målgruppe? Undersøg mulighederne for invitation, virksomhedslogin og inddragelse af adgang. Single sign-on (SSO) håndterer login. Du skal stadig bekræfte, hvem der har adgang til hver serie.
Udgivelse: Kan et lille team uploade, planlægge, rette og trække episoder tilbage? Undersøg administratorrollerne, og om de enkelte afdelinger kan have deres egne podcastserier.
Indhold og tilgængelighed: Undersøg de formater, transskriptioner og sprogmuligheder, du har brug for. Sprog i brugerfladen og oversat indhold er to forskellige spørgsmål. Medtag kendte krav til hjælpemiddelteknologi.
Dokumentation og support: Se efter dokumentation om sikkerhed og databehandling, hjælp til implementering og en tydelig vej til support. Dokumenterne giver de kolleger, der skal vurdere løsningen, et udgangspunkt.
Pris og vilkår: Find det abonnement, der omfatter de app- og loginmuligheder, du har brug for. Undersøg oprettelsesomkostninger, kontraktperioden, og hvad der ændrer sig med flere lyttere eller podcastserier.
Giv hvert nødvendigt krav en enkel status: dokumenteret, skal bekræftes eller passer ikke. Gem kildelinket eller leverandørens svar ud for kravet. „Dokumenteret“ betyder, at du har fundet en beskrivelse af funktionen. Det betyder ikke, at du har testet din opsætning.
Fravælg en leverandør, der ikke kan opfylde et nødvendigt krav. Tag uklare svar med i din opfølgende besked. Mangler en pris eller teknisk detalje på hjemmesiden, så spørg leverandøren frem for at bruge flere dage på at lede.
Hold din shortlist på et antal, du reelt kan vurdere, for eksempel to eller tre leverandører. En detaljeret medarbejderundersøgelse kan vente. Brug guiden til interne podcasts, hvis du også har brug for hjælp til at vælge seriens formål.
2. Send det samme oplæg til leverandørerne på din shortlist
Lad leverandøren stå for en del af afklaringen. Send dit oplæg sammen med de ubesvarede spørgsmål, du har fundet, og bed om et svar, du kan sammenligne med de øvrige. Du kan tilpasse denne besked:
Besked, du kan kopiere
Vi undersøger mulighederne for en intern podcast til [målgruppe og omtrentligt antal] med det primære formål at [formål]. Medarbejderne bruger [enheder], og adgangen skal fungere med [virksomhedslogin eller invitation efter behov]. Vores team vil gerne evaluere tilgangen over seks måneder.
Bekræft gerne, hvilket abonnement og hvilken opsætning vi har brug for. Oplys aftalens samlede omkostninger og forpligtelser, og hvad der ændrer sig, hvis vi tilføjer flere lyttere eller podcastserier. Send også den relevante sikkerhedsdokumentation og et rapporteksempel for den foreslåede måde at lytte på.
I en demo vil vi gerne prøve at åbne en episode på vores egen telefon, se, hvordan adgang begrænses og inddrages, og udgive en prøveepisode. Vores åbne spørgsmål er [spørgsmål]. Angiv gerne, hvilke krav dit nuværende produkt eventuelt ikke kan opfylde.
Før du vælger en betalt løsning
Du behøver ikke et færdigt indkøbsdokument for at sende forespørgslen. Før du vælger en betalt løsning, skal du spørge de ansvarlige for IT, databeskyttelse og indkøb, hvilke krav der gælder for pilotprojektet. Giv dem konkrete oplysninger om målgruppen, indholdet og loginmetoden samt leverandørens dokumenter, så de har noget at vurdere.
3. Brug demoen til at afprøve det vigtigste
Tag din telefon og en kort prøveoptagelse med. Brug demoen til at få svar på de spørgsmål, din research har efterladt.
Prøv vejen fra invitation til afspilning. Åbn en invitation eller et link, log ind, find en episode, og afspil den. Lås skærmen, skift app, sæt på pause, og åbn episoden igen. Kontrollér, at den fortsætter fra det sted, hvor du stoppede. Bed IT om at bekræfte kravene til installation og konti på de enheder, pilotprojektets målgruppe skal bruge.
Se, hvem der får adgang. Bed leverandøren om at vise, hvordan en konto med adgang åbner en lukket podcastserie, hvad der sker, når en konto uden adgang prøver det samme link, og hvordan adgang inddrages. Spørg, hvad der sker med en session, hvor brugeren allerede er logget ind, og med eventuelle tidligere gemte mediefiler. Aftal med IT, hvilke af disse kontroller der skal gentages i din egen opsætning, før medarbejderne får adgang.
Login, adgang til en podcastserie og det at følge en serie styres hver for sig. Et fungerende login beviser ikke, at adgangen til serien er korrekt begrænset. At følge en serie udtrykker en lyttepræference. Det giver ikke tilladelse til at lytte til den.
Prøv arbejdsgangen for udgivelse. Upload prøveoptagelsen, tilføj oplysninger om den, indstil adgangen, og planlæg udgivelsen. Undersøg, hvordan du kan rette den eller trække den tilbage. Spørg, hvilke opgaver dit team selv skal løse, og hvilken hjælp leverandøren tilbyder.
Notér for hvert nødvendigt krav, om det blev demonstreret, stadig skal kontrolleres i din opsætning eller ikke kan opfyldes. En lovet fremtidig funktion er stadig ikke tilgængelig, når du skal beslutte dig for at starte. Hvis en mangel vil forhindre pilotprojektet i at fungere, skal den afklares, før du indgår en aftale.
4. Lav en enkel startplan, der fungerer i praksis
Du kan begynde med én målgruppe og én serie. Vælg en målgruppe, hvis faktiske enheder, konti og arbejdsforhold du har brug for at lære om. Hvis det endelige formål er at nå kolleger uden fast skrivebordsplads, skal de med i pilotprojektet fra starten.
Sørg for, at dette er på plads, før du inviterer medarbejderne:
En fungerende og godkendt adgangsmetode til målgruppen, hvor de nødvendige kontroller af enheder, databeskyttelse og sikkerhed er gennemført.
En navngiven udgivelsesansvarlig, de første episoder og en udgivelsesrytme, teamet kan opretholde.
En kort invitation, der forklarer seriens formål, hvordan medarbejderne lytter, og hvor de kan få hjælp. Tilbyd alternativer, der opfylder målgruppens tilgængelighedsbehov, og de sprog, den har brug for.
Et aftalt budget, kontraktlige forpligtelser, en evalueringsdato og en ansvarlig for at beslutte, hvad der skal ske efter pilotprojektet.
Dit team kan vælge de første emner ud fra tilbagevendende spørgsmål, planlagte ændringer eller materiale, der allerede skal kommunikeres. Hold det første format overskueligt. En app med eget brand, et stort indholdsbibliotek eller en specialudviklet integration kan vente, medmindre det er afgørende for målgruppens brug.
Få bekræftet de samlede omkostninger for hele aftaleperioden, før du skriver under. En evaluering over seks måneder kan ligge inden for en længere kontraktperiode. Spørg, hvad du stadig vil skylde, hvis du stopper produktionen efter evalueringen, og hvordan indhold og data kan eksporteres eller fjernes.
5. Brug pilotprojektets seks måneder til at lære af den faktiske brug
Skriv ned før den første udgivelse, hvad der skal til for at fortsætte. Gør det konkret for pilotprojektet: Målgruppen kan få adgang, teamet kan fastholde de planlagte udgivelser inden for tidsbudgettet, og der er tilstrækkeligt belæg for brug og relevans til at fortsætte. Vælg målepunkter, som platformen faktisk kan levere data til, og aftal beslutningskriterierne med den budgetansvarlige.
Brug denne tidsplan som udgangspunkt:
Måned 1: få medarbejderne i gang med at lytte. Udgiv de første episoder, og forklar, hvordan medarbejderne får adgang. Brug supportspørgsmål og de tilgængelige brugsrapporter til at finde problemer med login eller med at finde indholdet. Løs dem hurtigt.
Måned 2–3: gør serien til en fast rutine. Fortsæt med at udgive, og undersøg, hvilke episoder der får aktivitet, spørgsmål eller reaktioner. Tilpas emner, længde eller promovering ud fra det, du observerer. Registrér den tid, produktionen tager.
Måned 4–5: undersøg, om det fungerer i hverdagen. Se på brugen efter den første lanceringsbesked og på tilbagevendende adgangsproblemer. Vurdér, om teamet kan fortsætte ved siden af sine øvrige opgaver. Undersøg, om den feedback, du får, også kommer fra de kolleger, du ville nå.
Måned 6: beslut, hvad der skal ske nu. Sammenhold observationerne med de aftalte kriterier, og vælg at fortsætte, justere eller stoppe. Hvis du vil udvide, skal du afklare de ekstra driftsopgaver og kommercielle vilkår.
Du kan indsamle enkel feedback i de eksisterende kanaler. Tilføj et spørgsmål i en episode eller en fast teamopdatering: „Var det nyttigt, og hvad skal vi forklare næste gang?“ Gennemgå svar og supportspørgsmål som en del af arbejdet med serien. Tavshed alene fortæller ikke, om medarbejderne fik noget ud af den.
Lav en kort månedlig oversigt over planlagte og udgivne episoder, produktionstid, adgangsproblemer, tilgængelige lyttemålinger og nyttig feedback. Spørg leverandøren, hvad rapporterne tæller, hvilke apps eller afspillere de dækker, og om de kan vise gentagen brug. Afspilningsanmodninger er ikke et mål for antallet af forskellige medarbejdere. En gennemført afspilning beviser ikke forståelse.
Hvis resultaterne skuffer, skal du undersøge den sandsynlige årsag, før du beslutter dig. Adgangsproblemer kræver en anden løsning end irrelevante emner eller en produktionsplan, teamet ikke kan opretholde. Du kan rette op på det under pilotprojektet i stedet for at vente på evalueringen efter seks måneder.
Hvis platformen ikke kan opfylde et nødvendigt krav, skal du tage det op med leverandøren og genoverveje, om den er det rette valg.
Brug tjeklisten til at vurdere Springcast
Springcasts platform til interne podcasts tilbyder en app med begrænset adgang til lyd og video. Mobilappen er inkluderet i Company og Enterprise, men ikke i Company Light.
SSO er et tilvalg mod engangsbetaling i Company og er inkluderet i Enterprise. SCIM understøtter brugerændringer, ændringer i gruppemedlemskaber og inddragelse af adgang inden for Mobile SSO. Afklar identitetsopsætningen med IT. Lukket distribution foregår via appen og skjulte podcastserier. Springcast tilbyder ikke private RSS-feeds til disse serier.
Prisen tilpasses den konkrete aftale uden betaling pr. mobilbruger. Podcastserier, lagerplads, trafik og ekstra funktioner følger det aftalte tilbud.
Springcast tilbyder også pilotprojekter. Spørg om mulighederne for varighed, omfang og kommercielle vilkår, herunder hvad der sker, når pilotprojektet slutter.
Tal med os om et pilotprojekt med Springcast
Kontakt os for en samtale, og beskriv den målgruppe, du har i tankerne, de enheder og det loginsystem, den bruger, og hvad du vil afprøve. Spørg om et pilotprojekt, og tag de ubesvarede spørgsmål fra din research med. Vi kan drøfte opsætning og vilkår og demonstrere de relevante opgaver, så du kan beslutte, om du vil gå i gang.
Springcast