Beginnen Sie die Suche nach einer internen Podcast-Plattform mit einer Recherche. Nutzen Sie das, was Sie bereits über Ihre Zielgruppe, deren Geräte und die kommunikative Aufgabe wissen, für eine erste Anbieterauswahl. Lassen Sie wichtige offene Fragen von den Anbietern klären, prüfen Sie, ob der vorgeschlagene Aufbau einen Start ermöglicht, und lernen Sie die Hörgewohnheiten im laufenden Pilotprojekt kennen.
Sie können Plattformen bereits vergleichen, während Fragen zu Themen, Formaten und zum Interesse der Mitarbeitenden noch offen sind. Gehen Sie diesen Fragen im Pilotprojekt nach. Klären Sie vor einer verbindlichen Zusage, wer Zugang erhält, was Ihr Team veröffentlichen kann und welche Kosten entstehen.
Hier finden Sie einen praktischen Weg von der ersten Anbieterauswahl bis zur Auswertung eines sechsmonatigen Pilotprojekts. Die sechs Monate sind ein Evaluationszeitraum; prüfen Sie die Vertragslaufzeit des Anbieters gesondert.
1. Treffen Sie eine erste Auswahl anhand dessen, was Sie bereits wissen
Erstellen Sie ein kurzes Briefing als Arbeitsgrundlage. Beschreiben Sie die erste Zielgruppe, was Sie erklären oder vermitteln möchten, welche Geräte und Konten die Mitarbeitenden haben und wer die Reihe betreut. Schätzen Sie die Größe der Zielgruppe, wenn noch keine genaue Zahl vorliegt. Kennzeichnen Sie Annahmen, damit Sie sie später überprüfen können.
Zum Beispiel: „Wir möchten Mitarbeitende an mehreren Standorten über betriebliche Neuigkeiten informieren. Die Mitarbeitenden haben Unternehmenskonten und nutzen zentral verwaltete Smartphones. Das Kommunikationsteam veröffentlicht die Reihe. Wir möchten den Ansatz sechs Monate lang evaluieren, bevor wir über einen breiteren Einsatz entscheiden.“ Das reicht aus, um Anbieter miteinander zu vergleichen.
Prüfen Sie anhand von Produktseiten, Hilfeartikeln, Preisinformationen und verfügbarer Dokumentation folgende Anforderungen:
Wiedergabe im Alltag: Können Mitarbeitende auf ihren vorhandenen Geräten eine App oder einen Browser nutzen? Achten Sie auf die Wiedergabe im Hintergrund, das Fortsetzen einer Folge und einen klaren Weg von der Einladung bis zum Hören. Wenn die Internetverbindung ein Problem ist, nehmen Sie die Offline-Wiedergabe als noch zu bestätigende Anforderung auf.
Geschützter Zugang: Können Sie Podcast-Reihen auf die vorgesehene Zielgruppe beschränken? Prüfen Sie die Einladungsmöglichkeiten, die Anmeldung mit Unternehmenskonten und den Entzug von Zugriffsrechten. Single Sign-on (SSO) regelt die Anmeldung; wer auf die einzelnen Podcast-Reihen zugreifen darf, müssen Sie zusätzlich klären.
Veröffentlichung: Kann ein kleines Team Folgen hochladen, zeitlich planen, korrigieren und zurückziehen? Prüfen Sie die Verwaltungsrollen und ob einzelne Abteilungen eigene Podcast-Reihen betreiben können.
Inhalte und Barrierefreiheit: Prüfen Sie die benötigten Formate, Transkripte und Sprachoptionen. Die Sprachen der Benutzeroberfläche und übersetzte Inhalte sind getrennte Fragen. Berücksichtigen Sie bekannte Anforderungen an assistive Technologien.
Nachweise und Unterstützung: Suchen Sie nach Dokumentation zu Sicherheit und Datenverarbeitung, Unterstützung bei der Einführung und einem klaren Weg zum Support. Verfügbare Unterlagen bieten einen Ausgangspunkt für die Prüfung.
Passende Konditionen: Ermitteln Sie den Tarif, der die benötigte App und die gewünschten Anmeldeoptionen enthält. Prüfen Sie Einrichtungskosten, Vertragslaufzeit und mögliche Änderungen bei mehr Hörenden oder Podcast-Reihen.
Vergeben Sie für jede unverzichtbare Anforderung einen einfachen Status: dokumentiert, noch zu bestätigen oder nicht passend. Halten Sie daneben den Quellenlink oder die Antwort des Anbieters fest. „Dokumentiert“ bedeutet, dass Sie eine beschriebene Funktion gefunden haben; es bedeutet nicht, dass Sie Ihre Konfiguration getestet haben.
Schließen Sie einen Anbieter aus, wenn er eine unverzichtbare Anforderung nicht erfüllen kann. Nehmen Sie unklare Antworten in Ihre Rückfrage auf. Fehlt auf der Website ein Preis oder ein technisches Detail, fragen Sie nach, statt tagelang danach zu suchen.
Beschränken Sie die engere Auswahl auf eine Zahl, die Sie realistisch prüfen können, zum Beispiel zwei oder drei Anbieter. Eine ausführliche Mitarbeitendenbefragung kann warten. Der Leitfaden für interne Podcasts hilft Ihnen, wenn Sie auch bei der Zielsetzung der Reihe Unterstützung benötigen.
2. Senden Sie dasselbe Briefing an die Anbieter in der engeren Auswahl
Lassen Sie die Anbieter einen Teil der Klärungsarbeit übernehmen. Senden Sie Ihr Briefing mit den offenen Fragen aus Ihrer Recherche und bitten Sie um eine Antwort, die Sie mit den anderen Angeboten vergleichen können. Passen Sie dazu diese Nachricht an:
Nachricht zum Kopieren
Wir prüfen den Einsatz eines internen Podcasts für [Zielgruppe und ungefähre Größe]. Vorrangiges Ziel ist [Ziel]. Die Mitarbeitenden nutzen [Geräte]; für den Zugang gelten [Anforderungen an die Anmeldung mit Unternehmenskonten oder an Einladungen]. Unser Team möchte den Ansatz über einen Zeitraum von sechs Monaten evaluieren.
Bitte bestätigen Sie, welchen Tarif und welche Einrichtung wir benötigen, welche Gesamtkosten und Verpflichtungen sich aus dem Vertrag ergeben und was sich ändert, wenn weitere Hörende oder Podcast-Reihen hinzukommen. Bitte senden Sie uns auch die relevanten Sicherheitsunterlagen und einen Beispielbericht für die vorgeschlagene Wiedergabelösung.
In einer Demo möchten wir eine Folge auf unserem eigenen Smartphone öffnen, sehen, wie die Zugriffsbeschränkung und der Entzug von Zugriffsrechten funktionieren, und eine Beispielfolge veröffentlichen. Unsere offenen Fragen sind [Fragen]. Bitte benennen Sie alle Anforderungen, die Ihr Produkt derzeit nicht erfüllen kann.
Bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Angebot entscheiden
Für diese Anfrage benötigen Sie noch keine fertige Beschaffungsunterlage. Fragen Sie vor der Entscheidung für ein kostenpflichtiges Angebot die Verantwortlichen für IT, Datenschutz und Einkauf, welche Anforderungen für dieses Pilotprojekt gelten. Geben Sie ihnen konkrete Angaben zu Zielgruppe, Inhalten und Anmeldemethode sowie die Unterlagen des Anbieters, damit sie den geplanten Einsatz beurteilen können.
3. Prüfen Sie die wichtigsten Anforderungen in der Demo
Bringen Sie Ihr Smartphone und eine kurze Probeaufnahme mit. Nutzen Sie die Demo, um die offenen Fragen aus Ihrer Recherche zu klären.
Testen Sie den Ablauf aus Hörersicht. Öffnen Sie eine Einladung oder einen Link, melden Sie sich an, suchen Sie eine Folge und spielen Sie sie ab. Sperren Sie den Bildschirm, wechseln Sie zwischen Apps, pausieren Sie die Wiedergabe und öffnen Sie die Folge erneut. Prüfen Sie, ob die Wiedergabe an der vorherigen Stelle fortgesetzt wird. Lassen Sie von der IT bestätigen, welche Installations- und Kontoanforderungen für die Geräte Ihrer Pilotzielgruppe gelten.
Prüfen Sie, wer Zugang erhält. Lassen Sie sich vom Anbieter zeigen, wie ein berechtigtes Konto eine geschützte Podcast-Reihe öffnet, was beim Aufruf desselben Links mit einem unberechtigten Konto passiert und wie Zugriffsrechte entzogen werden. Fragen Sie, was mit einer bereits angemeldeten Sitzung und zuvor gespeicherten Medien geschieht. Vereinbaren Sie mit der IT, welche Prüfungen Sie vor der Einladung von Mitarbeitenden in Ihrer eigenen Konfiguration wiederholen müssen.
Anmeldung, Zugriff auf eine Podcast-Reihe und das Folgen einer Reihe werden getrennt geregelt. Eine erfolgreiche Anmeldung beweist nicht, dass der Zugriff auf eine Reihe korrekt beschränkt ist. Einer Reihe zu folgen, drückt eine Hörpräferenz aus; es erteilt keine Berechtigung, sie anzuhören.
Testen Sie den Veröffentlichungsablauf. Laden Sie die Probeaufnahme hoch, ergänzen Sie die Angaben, legen Sie die Zugriffsrechte fest und planen Sie die Veröffentlichung. Prüfen Sie, wie Sie die Folge korrigieren oder zurückziehen würden. Fragen Sie, welche Aufgaben Ihr Team selbst übernimmt und wobei der Anbieter unterstützt.
Halten Sie für jede unverzichtbare Anforderung fest, ob sie in der Demo gezeigt wurde, noch in Ihrer Konfiguration geprüft werden muss oder nicht erfüllt werden kann. Eine für die Zukunft angekündigte Funktion steht für Ihre Startentscheidung weiterhin nicht zur Verfügung. Wenn eine Lücke das Pilotprojekt verhindern würde, klären Sie sie vor einer verbindlichen Zusage.
4. Planen Sie einen kleinen, praktikablen Start
Sie können mit einer Zielgruppe und einer Reihe beginnen. Wählen Sie eine Zielgruppe, über deren konkrete Geräte, Konten und Arbeitsbedingungen Sie mehr erfahren müssen. Wenn Sie langfristig Mitarbeitende ohne Schreibtischarbeitsplatz erreichen möchten, beziehen Sie sie von Beginn an in das Pilotprojekt ein.
Bevor Sie Mitarbeitende einladen, sollten diese Grundlagen stehen:
Ein funktionierender, freigegebener Zugangsweg für die Zielgruppe. Die erforderlichen Prüfungen zu Geräten, Datenschutz und Sicherheit sind abgeschlossen.
Eine benannte Person, die für die Veröffentlichung verantwortlich ist, die ersten Folgen und ein Veröffentlichungsrhythmus, den das Team einhalten kann.
Eine kurze Einladung, die Zweck der Reihe, Zugang zum Hören und Hilfsangebote erklärt. Stellen Sie die barrierefreien Alternativen und Sprachen bereit, die die Zielgruppe benötigt.
Ein abgestimmtes Budget, die vereinbarten vertraglichen Verpflichtungen, ein Auswertungstermin und eine Person, die über das weitere Vorgehen nach dem Pilotprojekt entscheidet.
Ihr Team kann erste Themen aus wiederkehrenden Fragen, geplanten Veränderungen oder ohnehin anstehenden Mitteilungen ableiten. Halten Sie das erste Format überschaubar. Eine App im eigenen Markendesign, eine große Inhaltsbibliothek oder eine individuelle Integration können warten, sofern sie für die Nutzung durch diese Zielgruppe nicht unverzichtbar sind.
Klären Sie vor der Unterschrift die Gesamtkosten Ihrer vertraglichen Verpflichtung. Eine sechsmonatige Evaluation kann Teil eines länger laufenden Vertrags sein. Fragen Sie, welche Zahlungen noch anfallen, wenn Sie nach der Auswertung keine weiteren Folgen produzieren, und wie Inhalte und Daten exportiert oder gelöscht werden können.
5. Lernen Sie im sechsmonatigen Pilotprojekt aus der tatsächlichen Nutzung
Halten Sie vor der ersten Veröffentlichung fest, was eine Fortsetzung rechtfertigen würde. Beziehen Sie sich konkret auf das Pilotprojekt: Die Zielgruppe kann auf die Inhalte zugreifen, das Team kann die geplanten Veröffentlichungen innerhalb seines Zeitbudgets umsetzen, und es gibt genügend Anhaltspunkte für Nutzung und Relevanz, um weiterzumachen. Wählen Sie Kennzahlen, die die Plattform tatsächlich liefern kann, und stimmen Sie die Entscheidungskriterien mit der budgetverantwortlichen Person ab.
Nutzen Sie diesen Zeitplan als Ausgangspunkt:
Monat 1: den Einstieg ins Hören ermöglichen. Veröffentlichen Sie die ersten Folgen und erklären Sie, wie der Zugang funktioniert. Nutzen Sie Supportanfragen und verfügbare Nutzungsberichte, um Probleme bei der Anmeldung oder beim Auffinden der Folgen zu erkennen. Beheben Sie diese zeitnah.
Monate 2–3: einen verlässlichen Ablauf für die Reihe etablieren. Veröffentlichen Sie weiter und prüfen Sie die Nutzung der Folgen sowie die dazu eingehenden Fragen und Rückmeldungen. Passen Sie Themen, Länge oder Bewerbung der Folgen anhand Ihrer Beobachtungen an. Erfassen Sie den Zeitaufwand für die Produktion.
Monate 4–5: die Alltagstauglichkeit prüfen. Betrachten Sie die Nutzung über die Startankündigung hinaus, wiederkehrende Zugangsprobleme und die Frage, ob das Team die Reihe neben seinen anderen Aufgaben fortführen kann. Prüfen Sie, ob Sie auch Rückmeldungen von den Mitarbeitenden erhalten, die Sie erreichen wollten.
Monat 6: über das weitere Vorgehen entscheiden. Vergleichen Sie die Erkenntnisse mit den vereinbarten Kriterien und entscheiden Sie, ob Sie fortfahren, Anpassungen vornehmen oder aufhören. Klären Sie vor einer Ausweitung den zusätzlichen Arbeitsaufwand und die kommerziellen Bedingungen.
Sie können über bestehende Kanäle mit wenig Aufwand Feedback sammeln. Ergänzen Sie eine Folge oder ein regelmäßiges Teamupdate um eine Frage: „War das hilfreich, und was sollten wir als Nächstes erklären?“ Werten Sie Rückmeldungen und Supportanfragen im laufenden Betrieb der Reihe aus. Ausbleibende Rückmeldungen allein sagen nichts darüber aus, ob die Inhalte hilfreich waren.
Halten Sie monatlich kurz fest: geplante und veröffentlichte Folgen, Produktionszeit, Zugangsprobleme, verfügbare Hörkennzahlen und hilfreiche Rückmeldungen. Fragen Sie den Anbieter, was seine Berichte zählen, welche Apps oder Player sie abdecken und ob sie wiederholte Nutzung zeigen können. Die Anzahl der Wiedergabeanfragen sagt nicht aus, wie viele unterschiedliche Mitarbeitende zugehört haben; eine vollständig abgespielte Folge beweist kein Verständnis.
Wenn die Ergebnisse enttäuschen, suchen Sie vor einer Entscheidung nach der wahrscheinlichen Ursache. Zugangsprobleme erfordern andere Maßnahmen als wenig relevante Themen oder ein Veröffentlichungsplan, den das Team nicht einhalten kann. Solche Korrekturen können Sie bereits während des Pilotprojekts vornehmen, ohne die Auswertung nach sechs Monaten abzuwarten.
Wenn die Plattform eine unverzichtbare Anforderung nicht erfüllen kann, sprechen Sie den Anbieter darauf an und prüfen Sie erneut, ob sie die richtige Wahl ist.
Wenden Sie die Checkliste auf Springcast an
Die interne Podcast-Plattform von Springcast bietet eine App mit beschränktem Zugang für Audio und Video. In Company und Enterprise ist die mobile App enthalten; in Company Light nicht.
SSO ist bei Company eine einmalig kostenpflichtige Option und bei Enterprise enthalten. SCIM unterstützt Änderungen an Benutzerkonten und Gruppenmitgliedschaften sowie den Entzug von Zugriffsrechten für Mobile SSO. Stimmen Sie die Einrichtung der Identitätsverwaltung mit der IT ab. Die geschützte Verteilung erfolgt über die App und verborgene Podcast-Reihen; Springcast stellt für diese Reihen keine privaten RSS-Feeds bereit.
Sie erhalten ein individuelles Preisangebot; pro Nutzer der mobilen App fallen keine Gebühren an. Für Podcast-Reihen, Speicherplatz, Datenverkehr und zusätzliche Funktionen gilt das vereinbarte Angebot.
Springcast bietet auch Pilotprojekte an. Fragen Sie nach den möglichen Laufzeiten, dem Umfang und den kommerziellen Bedingungen, einschließlich des weiteren Vorgehens nach Ende des Pilotprojekts.
Besprechen Sie ein Pilotprojekt mit Springcast
Nehmen Sie Kontakt auf und nennen Sie die vorgesehene Zielgruppe, deren Geräte und Anmeldesystem sowie das, was Sie ausprobieren möchten. Fragen Sie nach einem Pilotprojekt und bringen Sie die offenen Punkte aus Ihrer Recherche mit. Wir können Einrichtung und Konditionen besprechen und die relevanten Abläufe vorführen, damit Sie über den Start entscheiden können.
Springcast