Når et team arbejder på flere sprog, i forskellige vagter og ofte uden en indbakke på arbejdet, viser sprogbarriererne sig først i den ugentlige opdatering. En oversat mail når dem, der læser mail på det sprog. Kolleger på næste vagt eller uden indbakke hører det ofte kun gennem andre, hvis de overhovedet hører det.
Springcast gør opdateringen til en tilbagevendende talt serie: én gennemgået kildetekst, en version pr. sprog som sin egen episode eller sit eget show i Springcast Mobile, en læsbar transskription på hver episodes sprog og en app, der kun er tilgængelig via invitation, og som medarbejderne åbner på deres egen telefon. Guiden viser, hvordan du sætter det op, med de oversættelsestjek, der holder alle versioner på linje.
Tilbagevendende talte opdateringer i Springcast, én version pr. sprog
En sprogversion til hvert team
Udgiv hver gennemgået sprogversion som sin egen episode eller sit eget show i Springcast Mobile, appen til interne podcasts, der kun er tilgængelig via invitation. Du bestemmer, hvilke medarbejdere der ser hvilke shows. Medarbejderne følger shows på deres sprog og får, med notifikationer slået til, en pushbesked, når der kommer en ny version.
Springcast Mobile indgår i Company og Enterprise, ikke i Company Light.
Transskription og lyd sammen
En episode kan have en læsbar transskription på episodens sprog. Sky AI laver et første udkast, du retter det i den indbyggede editor, og en ordbog pr. show hjælper med at holde arbejdspladsens tilbagevendende udtryk konsekvente.
Transskriptioner er tilgængelige i de abonnementer, der indeholder dem.
En app på deres sprog
Brugerfladen i Springcast Mobile findes på ti sprog: engelsk, hollandsk, tysk, dansk, spansk, fransk, italiensk, polsk, portugisisk og svensk. Episoder og transskriptioner vises på det sprog, du udgiver dem på, så hver gennemgået version når lytterne præcis som godkendt.
Adgang, spørgsmål og afspilning ét sted
Login starter med en e-mailadresse, og den må gerne være privat. Så kan kolleger uden arbejdsmail også være med. Lyttere kan stille spørgsmål i kommentarerne til episoden, og jeres team kan moderere dem. Afspilningsforløbet viser, hvor langt episoderne afspilles, så du kan målrette opfølgningen, hvor den er nødvendig.
Find barrieren, før du optager
Begynd med de tiltænkte modtagere. Spørg medarbejdere og teamledere, hvordan de får opdateringer i dag, hvilket sprog de foretrækker at læse og lytte på, og hvor de kan stille spørgsmål. Udled ikke sprogbehov af navn eller nationalitet.
Vælg en konkret løsning til hver barriere.
Find barrieren, før du vælger løsning
Adgang
Kan medarbejderne åbne indholdet?
Sørg for brugbar adgang.
Sprog
Kan medarbejderne forstå ordene?
Gennemgå en egnet sprogversion.
Baggrund
Kender medarbejderne grunden?
Forklar grunden, og hvad der er uændret.
Handling
Ved medarbejderne, hvad de skal gøre?
Angiv næste skridt, tidspunkt og kontaktperson.
Læs vores guide til at nå medarbejdere uden fast skrivebordsplads for mere om adgang.
Skriv den kildetekst, som alle sprogversioner bevarer
Skriv en kort kildetekst, før du oversætter. Besvar medarbejderens umiddelbare spørgsmål: Hvad ændrer sig, hvem berører det, hvornår begynder det, hvad skal medarbejderen gøre, og hvor er der hjælp? Angiv også, hvad der er uændret, hvis det ellers kan misforstås.
Brug navne, medarbejderne kender. Forklar interne forkortelser, og erstat vage instruktioner som „brug den nye proces fremover“ med den konkrete handling. Hold sproget klart og kortfattet, med korte sætninger og forklaringer på ukendte udtryk.
Lad én person være ansvarlig for budskabets betydning. Personen godkender kildeteksten og besvarer oversætternes spørgsmål. En lokal teamleder kan tilføje relevant baggrund, men skal gøre opmærksom på ændringer i selve instruktionen.
Hvornår en talt opdatering er det rigtige format
En talt opdatering passer, når en leder skal forklare grunden til en ændring, og kollegerne kan lytte på et tidspunkt, der passer til deres vagt, i pausen eller på vej på arbejde. Hold præcise datoer, steder og kontaktpersoner på skrift, og tilbyd et brugbart alternativ, når et format udelukker nogen.
| Medarbejderens opgave | Egnet format | Det skal følge med |
|---|---|---|
| Høre en leder forklare grunden til en ændring | Lydbesked eller intern podcast | En transskription og en kort opsummering af den nødvendige handling. |
| Finde en præcis dato, et sted eller en kontaktperson | Kort skriftlig opsummering | En tydeligt markeret, gældende version, der er let at finde igen. |
| Se, hvor noget er, eller hvordan en skærm fungerer | Billedserie eller videodemonstration | Skriftlige trin, undertekster til tale og forklaringer på vigtig visuel information. |
| Spørge, hvordan en ændring berører teamet | Teamorientering eller samtale | Samme skriftlige reference og mulighed for at følge op privat. |
Formaterne kan supplere hinanden. En lydintroduktion kan forklare beslutningen, en skriftlig besked kan fastholde detaljerne, og en samtale i teamet kan få spørgsmål frem.
Hold transskriptionen sammen med episoden, når du bruger lyd. En kort opsummering giver et hurtigt overblik, men gengiver ikke alt, der bliver sagt.
Brug vores sammenligning af interne kommunikationskanaler, når du også skal vælge distributionskanal.
Gennemgå hver sprogversion ud fra samme kilde
Lad en person, der kender både sproget og arbejdspladsen, gennemgå hver version. Bed personen kontrollere handling og betydning såvel som grammatik. Behold denne gennemgang i arbejdsgangen, hvis du bruger maskinoversættelse til et udkast.
Giv den, der gennemgår teksten, en kort tjekliste:
Skal samme gruppe medarbejdere udføre samme handling?
Er datoer, steder, navne og kontaktoplysninger uændrede?
Er arbejdspladsens udtryk genkendelige og brugt konsekvent?
Bevarer versionen usikkerheder, betingelser og undtagelser?
Kan målgruppen følge sproget uden en ekstra forklaring?
Aftal oversættelser af tilbagevendende udtryk, for eksempel navnet på et møde eller en servicedesk. Opbevar dem sammen med kildeteksten, så de bruges konsekvent i næste opdatering.
Bevar forbindelsen mellem hver udgivet version og dens kilde. Når kilden ændres, skal ændringen føres igennem i de berørte sprog og formater.
Én kilde, forbundne versioner
Kildetekst
Handling · datoer · arbejdspladsens udtryk
Gennemgået sprog A
- Skriftlig reference
- Lyd + transskription
Gennemgået sprog B
- Skriftlig reference
- Lyd + transskription
Er kilden ændret? Opdatér hver berørt version. Stop distribution af erstattede versioner.
Sproget i en apps brugerflade er et andet spørgsmål end sproget i indholdet. Oversatte navigationsknapper dokumenterer ikke, at en episode, transskription eller vedhæftet fil også er oversat. Kontrollér begge dele, når du vælger kanal.
Et gennemarbejdet eksempel: en ugentlig vagtopdatering på tre sprog
Eksempel til illustration: Et distributionscenter kører tre vagter. Kollegerne arbejder på tre sprog, og mange har ingen arbejdsmail. Hver mandag deler lederen på stedet ugens prioriteter: travle leveringsdage, en sikkerhedspåmindelse og eventuelle ændringer i vagtplanen.
Kildeteksten
„I denne uge forventer vi ekstra leverancer onsdag og torsdag. På de dage rykkes pauserne for morgenvagten til kl. 10.30 og 14.30; alle andre tider er uændrede. Bær altid refleksvest i læsseområdet. Spørgsmål? Spørg din teamleder, eller skriv en kommentar under denne episode.“
Erstat „onsdag og torsdag“ med de præcise datoer, før du udgiver. Relative datoer kan blive uklare, når en episode afspilles igen senere.
Tre gennemgåede versioner
Lederen på stedet optager kildeversionen. For hver sproggruppe gennemgår en kollega, der kender stedet, oversættelsen og optager den. Hver version udkommer som sin egen episode i showet for det sprog, med transskriptionen på samme sprog.
Den skriftlige reference
Detalje: Ekstra leverancer | Beskeden indeholder: De bekræftede datoer
Detalje: Pausetider | Beskeden indeholder: Morgenvagt: kl. 10.30 og 14.30 på de dage
Detalje: Sikkerhed | Beskeden indeholder: Refleksvest i læsseområdet
Detalje: Spørgsmål | Beskeden indeholder: Teamleder eller en kommentar under episoden
Det opfølgende spørgsmål
Ved vagtens begyndelse spørger teamlederen: „Hvornår har du pause onsdag, og hvor skal du bære vest?“ Tilbyd samtalen på et sprog, medarbejderen er tryg ved, med passende sproglig støtte efter behov. Hvis svarene er forskellige, så undersøg, hvilken version folk har hørt, og ret den konkrete mangel i kilden og i alle berørte versioner.
I Springcast
Medarbejdere, der følger showet på deres sprog og har notifikationer slået til, får en pushbesked, når den nye episode er ude. Kommentarerne til episoden samler spørgsmål til lederen på stedet, og afspilningsforløbet viser, hvor langt episoderne afspilles, så teamlederen ved, hvor opfølgningen skal begynde.
Kontrollér forståelse og afspilning hver for sig
En afspilning eller en sidevisning fortæller noget om adgang. Den viser ikke, om en medarbejder har forstået ændringen. Hold spørgsmålene adskilt i evalueringen.
Bed medarbejderne beskrive næste skridt med egne ord eller finde det rigtige sted i den skriftlige reference. Brug det til at kontrollere kommunikationen. Gør det ikke til en offentlig test af den enkeltes sprogfærdigheder.
Registrér tilbagevendende spørgsmål hos den ansvarlige for budskabet. Hvis samme detalje er uklar på tværs af et team, så ret kilden og oversættelserne. Hvis en gruppe ikke kunne åbne indholdet, så ret adgangen, før du vurderer formuleringen.
Vil du se, hvordan en talt besked på flere sprog fungerer for jeres teams? Tal med os, så viser vi dig ruten i Springcast. Hvis det hjælper, så tag en rigtig besked og de sprog, I har brug for, med. Du kan også se, hvordan en intern podcast kan supplere skriftlige beskeder og samtaler i teamet.