Arbeitet ein Team in mehreren Sprachen, in verschiedenen Schichten und oft ohne Firmenpostfach, zeigen sich Sprachbarrieren zuerst in der wöchentlichen Mitteilung. Eine übersetzte E-Mail erreicht diejenigen, die ihre E-Mails in dieser Sprache lesen. Kolleginnen und Kollegen in der nächsten Schicht oder ohne Postfach erfahren es oft nur aus zweiter Hand, wenn überhaupt.
Springcast macht aus dieser Mitteilung eine wiederkehrende gesprochene Serie: eine geprüfte Ausgangsfassung, pro Sprache eine Version als eigene Folge oder Show in Springcast Mobile, ein lesbares Transkript in der Sprache jeder Folge und eine App, die nur per Einladung zugänglich ist und die Mitarbeitende auf dem eigenen Smartphone öffnen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie das einrichten, mit den Übersetzungsprüfungen, die alle Versionen in Einklang halten.
Wiederkehrende gesprochene Mitteilungen in Springcast, eine Version pro Sprache
Eine Sprachversion für jedes Team
Veröffentlichen Sie jede geprüfte Sprachversion als eigene Folge oder Show in Springcast Mobile, der App für interne Podcasts, die nur per Einladung zugänglich ist. Sie legen fest, welche Mitarbeitenden welche Shows sehen. Mitarbeitende folgen den Shows in ihrer Sprache und erhalten bei aktivierten Benachrichtigungen eine Push-Nachricht, sobald eine neue Version erscheint.
Springcast Mobile ist in Company und Enterprise enthalten, nicht in Company Light.
Transkript und Audio zusammen
Eine Folge kann ein lesbares Transkript in der Sprache dieser Folge haben. Sky AI erstellt einen ersten Entwurf des Transkripts, Sie korrigieren ihn im Inline-Editor, und ein Wörterbuch pro Show hilft, wiederkehrende Begriffe aus dem Arbeitsalltag einheitlich zu halten.
Transkripte sind in den Tarifen verfügbar, die sie enthalten.
Eine App in ihrer Sprache
Die Oberfläche von Springcast Mobile ist in zehn Sprachen verfügbar: Englisch, Niederländisch, Deutsch, Dänisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch und Schwedisch. Folgen und Transkripte erscheinen in der Sprache, in der Sie sie veröffentlichen, sodass jede geprüfte Version die Hörenden genau so erreicht, wie sie freigegeben wurde.
Zugang, Fragen und Wiedergabe an einem Ort
Die Anmeldung beginnt mit einer E-Mail-Adresse, und das darf eine private sein. So können auch Kolleginnen und Kollegen ohne Firmen-E-Mail teilnehmen. Hörende können in den Kommentaren zur Folge Fragen stellen, und Ihr Team kann diese moderieren. Der Abspielfortschritt zeigt, wie weit Folgen abgespielt werden, sodass Sie die Nachfrage gezielt dort ansetzen können, wo sie nötig ist.
Erkennen Sie die Barriere, bevor Sie aufnehmen
Beginnen Sie bei den vorgesehenen Empfängern. Fragen Sie Mitarbeitende und Teamleitungen, wie sie derzeit Informationen erhalten, in welcher Sprache sie am liebsten lesen und zuhören und wo sie Fragen stellen können. Leiten Sie den Sprachbedarf nicht aus dem Namen oder der Nationalität einer Person ab.
Wählen Sie für jede Barriere eine passende Maßnahme.
Erst die Barriere erkennen, dann die Maßnahme wählen
Zugang
Können die Inhalte geöffnet werden?
Stellen Sie einen nutzbaren Zugang bereit.
Sprache
Sind die Wörter verständlich?
Prüfen Sie eine passende Sprachversion.
Kontext
Ist der Grund bekannt?
Erklären Sie den Grund und was gleich bleibt.
Handlung
Ist klar, was zu tun ist?
Nennen Sie den nächsten Schritt, den Zeitpunkt und die Kontaktperson.
Die übergreifende Frage des Zugangs behandelt unser Leitfaden dazu, wie Sie Mitarbeitende ohne Schreibtischarbeitsplatz erreichen.
Schreiben Sie die Ausgangsfassung, die jede Sprachversion bewahrt
Verfassen Sie vor der Übersetzung eine kurze Ausgangsfassung, die die unmittelbaren Fragen der Mitarbeitenden beantwortet: Was ändert sich, wen betrifft es, ab wann gilt es, was müssen sie tun und wo bekommen sie Hilfe? Nennen Sie auch, was unverändert bleibt, wenn sonst Missverständnisse entstehen könnten.
Verwenden Sie Bezeichnungen, die Mitarbeitende kennen. Erklären Sie interne Abkürzungen und ersetzen Sie vage Anweisungen wie „Nutzen Sie künftig den neuen Prozess“ durch die konkrete Handlung. Halten Sie die Sprache klar und knapp, mit kurzen Sätzen und Erklärungen für unbekannte Begriffe.
Benennen Sie eine Person, die für die inhaltliche Bedeutung der Nachricht verantwortlich ist. Diese Person bestätigt die Ausgangsfassung und beantwortet Fragen der Übersetzenden. Eine Teamleitung vor Ort kann relevanten Kontext ergänzen, sollte aber jede Änderung an der zugrunde liegenden Anweisung kenntlich machen.
Wann eine gesprochene Mitteilung das richtige Format ist
Eine gesprochene Mitteilung passt, wenn eine Führungskraft den Grund für eine Veränderung erklären muss und Kolleginnen und Kollegen zu einem Zeitpunkt zuhören können, der zu ihrer Schicht passt, in der Pause oder auf dem Weg zur Arbeit. Halten Sie genaue Daten, Orte und Kontakte schriftlich fest und bieten Sie eine praktikable Alternative an, wenn ein Format jemanden ausschließt.
| Aufgabe der Mitarbeitenden | Geeignetes Format | Was Sie dazu bereitstellen sollten |
|---|---|---|
| Einer Führungskraft zuhören, die den Grund für eine Veränderung erklärt | Audionachricht oder interner Podcast | Ein Transkript und eine kurze Zusammenfassung der erforderlichen Handlung. |
| Ein genaues Datum, einen Ort oder eine Kontaktperson finden | Kurze schriftliche Zusammenfassung | Eine klar als aktuell gekennzeichnete Version, die sich leicht wiederfinden lässt. |
| Sehen, wo sich etwas befindet oder wie eine Bildschirmansicht funktioniert | Bildfolge oder Videodemonstration | Schriftliche Schritte, Untertitel für Gesprochenes und Erklärungen wichtiger visueller Informationen. |
| Fragen, wie sich eine Veränderung auf das eigene Team auswirkt | Teambesprechung oder Gespräch | Dieselbe schriftliche Referenz und eine Möglichkeit, vertraulich nachzufragen. |
Diese Formate lassen sich kombinieren. Eine Audioeinleitung kann die Entscheidung erklären, eine schriftliche Mitteilung die Details festhalten und ein Teamgespräch offene Fragen sichtbar machen.
Halten Sie bei Audio das Transkript bei der Folge bereit. Eine kurze Zusammenfassung hilft, die Nachricht schnell zu erfassen; sie gibt nicht alles Gesagte wieder.
Nutzen Sie unseren Vergleich interner Kommunikationskanäle, wenn Sie zugleich einen Verbreitungskanal auswählen müssen.
Prüfen Sie jede Sprachversion anhand derselben Ausgangsfassung
Lassen Sie jede Version von jemandem prüfen, der die Sprache und den Arbeitskontext versteht. Die Prüfung sollte neben der Grammatik auch die Handlung und die Bedeutung umfassen. Wenn Sie einen Entwurf maschinell übersetzen, behalten Sie diese Prüfung im Ablauf bei.
Geben Sie der prüfenden Person eine kurze Checkliste:
Muss dieselbe Gruppe von Mitarbeitenden dieselbe Handlung ausführen?
Sind Daten, Orte, Namen und Kontaktdaten unverändert?
Sind Begriffe aus dem Arbeitsumfeld verständlich und einheitlich verwendet?
Bleiben Unsicherheiten, Bedingungen und Ausnahmen erhalten?
Kann die vorgesehene Zielgruppe den Text ohne zusätzliche Erklärung verstehen?
Vereinbaren Sie Übersetzungen für wiederkehrende Begriffe, etwa den Namen einer Besprechung oder einer Anlaufstelle. Bewahren Sie diese Begriffe zusammen mit der Ausgangsfassung auf, damit sie in der nächsten Mitteilung einheitlich verwendet werden.
Halten Sie jede veröffentlichte Version mit ihrer Ausgangsfassung verknüpft. Ändert sich die Ausgangsfassung, führen Sie die Änderung in allen betroffenen Sprachen und Formaten nach.
Eine Ausgangsfassung, verknüpfte Versionen
Ausgangsfassung
Handlung · Daten · Begriffe aus dem Arbeitsalltag
Geprüfte Sprachversion A
- Schriftliche Referenz
- Audio + Transkript
Geprüfte Sprachversion B
- Schriftliche Referenz
- Audio + Transkript
Ausgangsfassung geändert? Aktualisieren Sie jede betroffene Version. Verbreiten Sie überholte Versionen nicht weiter.
Die Sprache einer App-Oberfläche ist eine andere Frage als die Sprache ihrer Inhalte. Übersetzte Navigationsschaltflächen belegen nicht, dass auch eine Folge, ein Transkript oder ein Anhang übersetzt wurde. Prüfen Sie bei der Wahl eines Kanals beides.
Praxisbeispiel: eine wöchentliche Schichtmitteilung in drei Sprachen
Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Distributionszentrum arbeitet in drei Schichten. Die Kolleginnen und Kollegen arbeiten in drei Sprachen, und viele haben keine Firmen-E-Mail. Jeden Montag teilt die Standortleitung die Prioritäten der Woche: Lieferspitzen, einen Sicherheitshinweis und etwaige Änderungen im Schichtplan.
Die Ausgangsfassung
„Diese Woche erwarten wir am Mittwoch und Donnerstag zusätzliche Lieferungen. An diesen Tagen verschieben sich die Pausen der Frühschicht auf 10:30 und 14:30 Uhr; alle anderen Zeiten bleiben gleich. Tragen Sie im Ladebereich jederzeit eine Warnweste. Fragen? Wenden Sie sich an Ihre Teamleitung oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter dieser Folge.“
Ersetzen Sie vor der Veröffentlichung „Mittwoch und Donnerstag“ durch die genauen Daten. Relative Datumsangaben können unklar werden, wenn eine Folge später erneut abgespielt wird.
Drei geprüfte Versionen
Die Standortleitung nimmt die Ausgangsversion auf. Für jede Sprachgruppe prüft jemand, der den Standort kennt, die Übersetzung und nimmt sie auf. Jede Version erscheint als eigene Folge in der Show für diese Sprache, mit dem Transkript in derselben Sprache.
Die schriftliche Referenz
Detail: Zusätzliche Lieferungen | Inhalt der Mitteilung: Die bestätigten Daten
Detail: Pausenzeiten | Inhalt der Mitteilung: Frühschicht: 10:30 und 14:30 Uhr an diesen Tagen
Detail: Sicherheit | Inhalt der Mitteilung: Warnweste im Ladebereich
Detail: Fragen | Inhalt der Mitteilung: Teamleitung oder ein Kommentar unter der Folge
Die Rückfrage
Zu Schichtbeginn fragt die Teamleitung: „Wann ist Ihre Pause am Mittwoch, und wo brauchen Sie eine Warnweste?“ Führen Sie das Gespräch in einer Sprache, in der sich die betreffende Person sicher ausdrücken kann, und bieten Sie bei Bedarf geeignete Sprachunterstützung an. Weichen die Antworten voneinander ab, prüfen Sie, welche Version gehört wurde, und beheben Sie die konkrete Lücke in der Ausgangsfassung und in jeder betroffenen Version.
In Springcast
Wer der Show in der eigenen Sprache folgt und Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält eine Push-Nachricht, sobald die neue Folge online ist. Die Kommentare zur Folge sammeln Fragen für die Standortleitung, und der Abspielfortschritt zeigt, wie weit Folgen abgespielt werden, sodass die Teamleitung weiß, wo die Nachfrage ansetzen sollte.
Prüfen Sie Verständnis getrennt von der Wiedergabe
Eine abgespielte Folge oder ein Seitenaufruf sagt etwas über den Zugang aus. Daraus lässt sich nicht ablesen, ob jemand die Veränderung verstanden hat. Bewerten Sie diese Fragen getrennt.
Bitten Sie Mitarbeitende, den nächsten Schritt in eigenen Worten zu beschreiben oder auf die passende Stelle in der schriftlichen Referenz zu zeigen. Prüfen Sie damit die Kommunikation, ohne die Sprachkenntnisse einer Person öffentlich auf die Probe zu stellen.
Halten Sie wiederkehrende Fragen bei der inhaltlich verantwortlichen Person fest. Ist dasselbe Detail im Team unklar, überarbeiten Sie die Ausgangsfassung und ihre Übersetzungen. Konnte eine Gruppe die Inhalte nicht öffnen, korrigieren Sie zuerst den Zugangsweg, bevor Sie die Formulierung bewerten.
Möchten Sie sehen, wie eine gesprochene Mitteilung in mehreren Sprachen für Ihre Teams funktioniert? Sprechen Sie mit uns, dann zeigen wir Ihnen den Weg in Springcast. Wenn es hilft, bringen Sie eine echte Nachricht und die benötigten Sprachen mit. Sie können auch nachlesen, wie ein interner Podcast schriftliche Mitteilungen und Teamgespräche ergänzt.