Een interne podcast starten: wie moet er vóór de eerste opname aan tafel?

Een interne podcast is een fantastische manier om medewerkers te bereiken, te informeren en een podium te geven binnen de organisatie.

Het is dan ook logisch dat de creatieve energie begint te stromen bij het idee dat je mooie content voor je collega's mag gaan maken.

Toch is het goed om voor die tijd even wat zaken goed te regelen. Want we horen in de praktijk vaak opmerkingen als “het is geen geheime informatie, dus het is niet heel erg als het buiten de organisatie wordt beluisterd”.

En dat is waar het fout gaat. Neem alleen al de persoonsgegevens van de gast. Zodra die zijn of haar naam, hobby's en functie noemt, heb je het al over persoonsgegevens volgens de wet. En die moet je beschermen.

Dat is slechts een van de zaken die je goed moet regelen.

In dit artikel nemen we je mee in de zaken die je vóór de eerste opname moet regelen, inclusief een handige checklist.

Communicatie: wat leg je als eigenaar vast?

In een gesprek met een communicatieprofessional hoorden we hoe de voorbereiding van een interne podcast er in de praktijk uitziet. Het idee voor een interne podcast lag er al langer. Naast goede opnames moest de organisatie ook de verspreiding en afgeschermde toegang regelen. En voordat de nieuwe tool in gebruik kon gaan, moesten de interne beoordelaars de juiste informatie krijgen.

Als eigenaar van het kanaal breng jij de anderen aan tafel. Leg eerst je eigen afspraken vast:

• Wat is het doel van de podcast, en voor welke collega's maak je hem?
• Welke onderwerpen blijven buiten de podcast, zoals cijfers die nog niet gedeeld zijn of klantnamen?
• Wie keurt een aflevering goed voordat die online gaat?
• Wat doe je als er toch iets doorheen glipt: een fragment knippen of de aflevering tijdelijk offline halen?

Legal: wat spreek je af met je gast?

Heeft je organisatie een functionaris gegevensbescherming (FG), neem die dan mee in dit gesprek. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een persoonsgegeven alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een aflevering waarin een collega met naam en functie vertelt over haar werk, bevat dus persoonsgegevens.

Bespreek met Legal in elk geval deze vragen:

• Welke afspraak maak je vooraf met iedere gast, en hoe leg je die vast?
• Wie mag de opname horen: de hele organisatie, één afdeling of een kleinere groep?
• Hoe lang blijft een aflevering beschikbaar?
• Wat doe je als een gast wil dat een aflevering verdwijnt?
• Welke gegevens over luisteraars verwerk je, en waarvoor?

Die laatste vraag gaat over je collega's als publiek. Wie inlogt om te luisteren, laat gegevens achter, zoals een e-mailadres. Verwerkt de leverancier persoonsgegevens namens jullie, dan schrijft de AVG een verwerkersovereenkomst voor. Zorg dat die rond is vóór je eerste opname.

IT: wie kan er luisteren, en blijft dat zo?

Eén aflevering is misschien niet geheim. Maar een openbare podcastfeed of een doorgestuurde link maakt van een interne boodschap snel een externe. IT wil daarom weten hoe medewerkers toegang krijgen en hoe die toegang weer stopt.

Neem deze vragen mee naar IT:

• Hoe krijgen medewerkers toegang, ook als ze geen bedrijfsmail hebben?
• Kunnen ze inloggen met single sign-on (SSO) via jullie eigen identity provider?
• Wat gebeurt er met de toegang als iemand uit dienst gaat of een telefoon kwijtraakt?
• Waar staat de data, en welke certificering heeft de leverancier?

Reken ook op een securityvragenlijst die IT naar de leverancier stuurt. Plan daar tijd voor in.

HR: wat betekent de podcast voor collega's?

Collega's zijn je gasten én je luisteraars. Bespreek met HR:

• Welke personeelszaken blijven buiten de podcast?
• Hoe vraag je collega's als gast, zodat ze vrij kunnen kiezen om mee te doen?
• Wie meldt een uitdiensttreding, zodat IT de toegang intrekt en jij weet welke afleveringen je naloopt?
• Zet je de podcast ook in bij de onboarding van nieuwe collega's?

Checklist per functie

Neem deze checklist mee naar je gesprekken. Per functie zie je welke punten je vóór de eerste opname afvinkt.

Wat je met Springcast op tafel legt

Met Springcast Mobile verspreid je je interne podcast via een afgeschermde app. De app werkt alleen op uitnodiging. Medewerkers loggen in met hun e-mailadres, en dat mag ook een privéadres zijn. Zo krijgen ook collega's zonder bedrijfsmail toegang.

Daarmee beantwoord je de vragen die IT je stelt:

• Met de SSO-optie loggen medewerkers in via jullie identity provider, zonder apart wachtwoord.
• Via groepen bepaal je welke medewerker welke show ziet. Zo regel je in de app wat je met Legal afspreekt over wie een show mag horen.
• Met SCIM houd je vanuit je identity provider gebruikers en hun groepslidmaatschap bij en trek je toegang in. Dat werkt voor SSO in de mobiele app, met Microsoft als implementatiebasis.
• Verwijder je een toestel uit een profiel, dan verliest dat toestel bij de volgende start de toegang.

Voor Legal en IT zetten we de feiten op een rij:

• Onze applicaties draaien in Nederland, Duitsland en Finland.
• Videohosting: EU-infrastructuur.
• ISO/IEC 27001:2022, onafhankelijk gecertificeerd door Brand Compliance onder RvA-accreditatie (C 548).
• Op verzoek neemt een compliance officer je team mee door de securityvragenlijsten.

Springcast is de passende keuze als je interne podcast alleen uitgenodigde collega's mag bereiken, ook als ze geen bedrijfsmail hebben. Dat geldt ook als IT de toegang wil koppelen aan jullie identity provider: via de SSO-optie, en via SCIM met Microsoft als implementatiebasis.