Einen internen Podcast starten: Wer gehört vor der ersten Aufnahme an den Tisch?

Ein interner Podcast ist eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeitende zu erreichen, zu informieren und ihnen innerhalb der Organisation eine Bühne zu geben.

Es liegt nahe, dass die kreative Energie zu fließen beginnt, sobald Sie daran denken, schöne Inhalte für Ihre Kolleginnen und Kollegen machen zu dürfen.

Dennoch lohnt es sich, vorher einiges zu klären. In der Praxis hören wir nämlich oft Sätze wie „Das sind keine geheimen Informationen, es ist also nicht so schlimm, wenn jemand außerhalb der Organisation zuhört“.

Genau hier liegt der Fehler. Nehmen Sie allein die personenbezogenen Daten Ihres Gasts: Sobald Ihr Gast Name, Hobbys und Funktion nennt, haben Sie es nach dem Gesetz bereits mit personenbezogenen Daten zu tun. Und die müssen Sie schützen.

Das ist nur eines der Themen, die Sie sauber regeln müssen.

In diesem Artikel gehen wir mit Ihnen durch, was Sie vor der ersten Aufnahme klären sollten, inklusive einer praktischen Checkliste.

Kommunikation: Was legen Sie als Federführung fest?

In einem Gespräch mit einem Kommunikationsprofi haben wir erfahren, wie die Vorbereitung eines internen Podcasts in der Praxis aussieht. Die Idee lag schon länger auf dem Tisch. Neben guten Aufnahmen musste die Organisation auch Verbreitung und geschützten Zugang regeln. Und bevor das neue Tool in Betrieb gehen konnte, mussten die internen Prüfstellen die richtigen Informationen erhalten.

Als federführende Funktion für den Kanal bringen Sie die anderen an einen Tisch. Halten Sie zuerst Ihre eigenen Vereinbarungen fest:

• Was ist das Ziel des Podcasts, und für welche Kolleginnen und Kollegen produzieren Sie ihn?
• Welche Themen bleiben außen vor, etwa Zahlen, die noch nicht geteilt wurden, oder Kundennamen?
• Wer gibt eine Folge frei, bevor sie online geht?
• Was tun Sie, wenn doch etwas durchrutscht: einen Ausschnitt schneiden oder die Folge vorübergehend offline nehmen?

Legal: Was vereinbaren Sie mit Ihrem Gast?

Hat Ihre Organisation einen Datenschutzbeauftragten (DSB), beziehen Sie ihn in dieses Gespräch ein. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Folge, in der eine Kollegin mit Namen und Funktion von ihrer Arbeit erzählt, enthält also personenbezogene Daten.

Besprechen Sie mit Legal auf jeden Fall diese Fragen:

• Welche Vereinbarung treffen Sie vorab mit jedem Gast, und wie halten Sie sie fest?
• Wer darf die Aufnahme hören: die gesamte Organisation, eine Abteilung oder ein kleinerer Kreis?
• Wie lange bleibt eine Folge verfügbar?
• Was tun Sie, wenn ein Gast möchte, dass eine Folge verschwindet?
• Welche Daten über Hörerinnen und Hörer verarbeiten Sie, und wofür?

Die letzte Frage betrifft Ihre Kolleginnen und Kollegen als Publikum. Wer sich zum Hören einloggt, hinterlässt Daten, etwa eine E-Mail-Adresse. Verarbeitet der Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten, schreibt die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vor. Sorgen Sie dafür, dass er vor Ihrer ersten Aufnahme abgeschlossen ist.

IT: Wer kann zuhören, und bleibt das so?

Eine einzelne Folge ist vielleicht nicht geheim. Aber ein öffentlicher Podcast-Feed oder ein weitergeleiteter Link macht aus einer internen Botschaft schnell eine externe. IT will deshalb wissen, wie Mitarbeitende Zugang erhalten und wie dieser Zugang wieder endet.

Nehmen Sie diese Fragen mit zu IT:

• Wie erhalten Mitarbeitende Zugang, auch ohne Firmen-E-Mail-Adresse?
• Können sie sich per Single Sign-on (SSO) über Ihren eigenen Identity Provider einloggen?
• Was passiert mit dem Zugang, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder ein Telefon verliert?
• Wo liegen die Daten, und welche Zertifizierung hat der Anbieter?

Rechnen Sie außerdem mit einem Sicherheitsfragebogen, den IT an den Anbieter schickt. Planen Sie dafür Zeit ein.

HR: Was bedeutet der Podcast für Kolleginnen und Kollegen?

Kolleginnen und Kollegen sind zugleich Ihre Gäste und Ihre Hörerschaft. Besprechen Sie mit HR:

• Welche Personalthemen bleiben außerhalb des Podcasts?
• Wie fragen Sie Kolleginnen und Kollegen als Gast an, damit sie frei entscheiden können mitzumachen?
• Wer meldet ein Ausscheiden, damit IT den Zugang entzieht und Sie wissen, welche Folgen Sie noch einmal durchsehen?
• Setzen Sie den Podcast auch beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen ein?

Checkliste je Funktion

Nehmen Sie diese Checkliste mit in Ihre Gespräche. Je Funktion sehen Sie, welche Punkte Sie vor der ersten Aufnahme abhaken.

Was Sie mit Springcast auf den Tisch legen

Mit Springcast Mobile verbreiten Sie Ihren internen Podcast über eine geschützte App. Die App funktioniert nur auf Einladung. Mitarbeitende loggen sich mit ihrer E-Mail-Adresse ein, und das darf auch eine private Adresse sein. So erhalten auch Kolleginnen und Kollegen ohne Firmen-E-Mail Zugang.

Damit beantworten Sie die Fragen, die IT Ihnen stellt:

• Mit der SSO-Option loggen sich Mitarbeitende über Ihren Identity Provider ein, ohne separates Passwort.
• Über Gruppen legen Sie fest, welche Mitarbeitenden welche Show sehen. So setzen Sie in der App um, was Sie mit Legal darüber vereinbaren, wer eine Show hören darf.
• Mit SCIM pflegen Sie Nutzerinnen und Nutzer und ihre Gruppenmitgliedschaft aus Ihrem Identity Provider und entziehen den Zugang. Das funktioniert für SSO in der mobilen App, mit Microsoft als Implementierungsbasis.
• Entfernen Sie ein Gerät aus einem Profil, verliert dieses Gerät beim nächsten Start den Zugang.

Für Legal und IT stellen wir die Fakten zusammen:

• Unsere Anwendungen laufen in den Niederlanden, Deutschland und Finnland.
• In der EU gehostetes Streaming.
• ISO/IEC 27001:2022, unabhängig zertifiziert von Brand Compliance unter RvA-Akkreditierung (C 548).
• Auf Anfrage begleitet ein Compliance Officer Ihr Team durch die Sicherheitsfragebögen.

Springcast ist die passende Wahl, wenn Ihr interner Podcast nur eingeladene Kolleginnen und Kollegen erreichen soll, auch wenn diese keine Firmen-E-Mail haben. Das gilt auch, wenn IT den Zugang an Ihren Identity Provider koppeln möchte: über die SSO-Option und über SCIM mit Microsoft als Implementierungsbasis.