Start en intern podcast: hvem skal med til bords før første optagelse?

En intern podcast er en fremragende måde at nå medarbejderne på, informere dem og give dem en scene i organisationen.

Det er naturligt, at ideerne begynder at strømme, når du kan lave godt indhold til dine kolleger.

Alligevel er det værd at få nogle ting på plads først. I praksis hører vi nemlig ofte: „Det er ikke hemmelige oplysninger, så det betyder ikke så meget, at nogen uden for organisationen lytter med.“

Her går det galt. Tag bare gæstens personoplysninger. Når gæsten nævner sit navn, sine fritidsinteresser og sin stilling, handler det allerede om personoplysninger efter loven. Dem skal du beskytte.

Det er kun en af de ting, du skal have styr på.

Her gennemgår vi, hvad du skal ordne før den første optagelse, inklusive en praktisk tjekliste.

Kommunikation: hvad lægger du fast som ejer?

Vi talte med en kommunikationsprofessionel om, hvordan forberedelsen af en intern podcast ser ud i praksis. Ideen havde ligget der længe. Ud over gode optagelser skulle organisationen også ordne distribution og afskærmet adgang. Og før det nye værktøj kunne tages i brug, skulle dem, der vurderer det internt, have de rigtige oplysninger.

Som kanalens ejer får du de andre med til bords. Start med at lægge dine egne aftaler fast:

• Hvad er formålet med podcasten, og hvilke kolleger laver du den til?
• Hvilke emner holder du uden for podcasten, fx tal, der endnu ikke er delt, eller kundenavne?
• Hvem godkender en episode, før den går online?
• Hvad gør du, hvis noget alligevel slipper igennem: klipper et uddrag væk eller tager episoden midlertidigt offline?

Legal: hvad aftaler du med din gæst?

Har din organisation en databeskyttelsesrådgiver (DPO), så tag vedkommende med i samtalen. Ifølge databeskyttelsesforordningen (GDPR) er personoplysninger enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. En episode, hvor en kollega fortæller om sit arbejde med navn og stilling, indeholder derfor personoplysninger.

Tag som minimum disse spørgsmål med til Legal:

• Hvilken aftale laver du på forhånd med hver gæst, og hvordan fastlægger du den?
• Hvem må høre optagelsen: hele organisationen, én afdeling eller en mindre gruppe?
• Hvor længe er en episode tilgængelig?
• Hvad gør du, hvis en gæst vil have en episode fjernet?
• Hvilke oplysninger om lyttere behandler du, og til hvad?

Det sidste spørgsmål handler om dine kolleger som publikum. Den, der logger ind for at lytte, efterlader oplysninger, fx en e-mailadresse. Behandler leverandøren personoplysninger på jeres vegne, kræver databeskyttelsesforordningen en databehandleraftale. Sørg for, at den er på plads, før du optager første gang.

IT: hvem kan lytte, og forbliver det sådan?

Én episode er måske ikke hemmelig. Men et offentligt podcastfeed eller et videresendt link gør hurtigt en intern besked til en ekstern. IT vil derfor vide, hvordan medarbejdere får adgang, og hvordan adgangen ophører igen.

Tag disse spørgsmål med til IT:

• Hvordan får medarbejdere adgang, også uden firmamail?
• Kan de logge ind med single sign-on (SSO) via jeres egen identity provider?
• Hvad sker der med adgangen, når nogen stopper, eller en telefon bliver væk?
• Hvor ligger data, og hvilken certificering har leverandøren?

Regn også med et sikkerhedsspørgeskema, som IT sender til leverandøren. Afsæt tid til det.

HR: hvad betyder podcasten for kolleger?

Kolleger er både dine gæster og dine lyttere. Tag disse punkter med til HR:

• Hvilke personalesager holder du uden for podcasten?
• Hvordan inviterer du kolleger som gæster, så de frit kan vælge at være med?
• Hvem melder en fratrædelse, så IT kan inddrage adgangen, og du ved, hvilke episoder du skal følge op på?
• Bruger du også podcasten i onboarding af nye kolleger?

Tjekliste for hver funktion

Tag denne tjekliste med til samtalerne. For hver funktion kan du se, hvilke punkter du afkrydser før den første optagelse.

Det lægger du på bordet med Springcast

Med Springcast Mobile distribuerer du din interne podcast via en afskærmet app. Appen virker kun efter invitation. Medarbejdere logger ind med deres e-mailadresse, og det må også være en privat adresse. Så får også kolleger uden firmamail adgang.

Dermed besvarer du de spørgsmål, IT stiller dig:

• Med SSO-muligheden logger medarbejdere ind via jeres identity provider uden en separat adgangskode.
• Via grupper bestemmer du, hvilken medarbejder der ser hvilket show. Dermed sætter du i appen op, hvad du har aftalt med Legal om, hvem der må høre et show.
• Med SCIM vedligeholder du brugere og deres gruppemedlemskab fra din identity provider og inddrager adgang. Det gælder for SSO i mobilappen, med Microsoft som implementeringsgrundlag.
• Fjerner du en enhed fra en profil, mister enheden adgangen ved næste start.

Til Legal og IT har vi samlet fakta:

• Vores applikationer kører i Holland, Tyskland og Finland.
• Videohosting: EU-infrastruktur.
• ISO/IEC 27001:2022, uafhængigt certificeret af Brand Compliance under RvA-akkreditering (C 548).
• Efter anmodning guider en compliance officer dit team gennem sikkerhedsspørgeskemaerne.

Springcast er det rigtige valg, hvis din interne podcast kun må nå inviterede kolleger, også uden firmamail. Det gælder også, hvis IT vil koble adgangen til jeres identity provider: via SSO-muligheden og via SCIM med Microsoft som implementeringsgrundlag.