Interne podcast uitrollen: plan toegang van nieuwe collega tot vertrek

Zonder bureau is niet zonder telefoon

Chauffeurs, winkelpersoneel en buitendienstmedewerkers hebben vaak wel een telefoon, maar geen laptop of mailbox van het werk. Sommigen hebben een werkhandheld waarop geen extra apps mogen. Anderen luisteren alleen op hun eigen telefoon. Elke situatie vraagt een eigen toegangsroute.

Daarom verdient toegang een eigen plan, nog vóór de eerste aflevering. Lees voor de bredere vraag hoe je deze collega's bereikt onze gids over medewerkers zonder vaste bureauwerkplek bereiken.

De toegangsreis in vijf momenten

Elke medewerker doorloopt dezelfde vijf momenten. Bepaal vooraf wie elk moment beheert en hoe je weet dat het werkt.

1. Vóór de uitnodiging: kies de route per groep

Begin bij je groepen, niet bij de app. Kantoorpersoneel met een bedrijfsaccount logt in via single sign-on. Collega's zonder zakelijke mailbox nodig je uit per e-mail, en een privéadres werkt ook.

Kijk daarna naar de apparaten. In een technisch afstemmingsgesprek wees een IT-verantwoordelijke erop dat buitendienstmedewerkers geen apps op hun werkhandheld konden installeren en hun eigen telefoon zouden gebruiken. Dan moest de tweede inlogstap van de identity provider ook op die telefoons werken. Stel IT die vraag vroeg.

Eigenaar: interne communicatie samen met IT. Check: elke groep heeft één vaste route en een apparaat dat ze kan gebruiken.

2. Eerste keer inloggen: test met een echte medewerker

Vraag een paar beoogde luisteraars de app te installeren via de App Store of Google Play, de uitnodiging te accepteren of in te loggen met hun bedrijfsaccount, en de eerste aflevering te openen. Neem iemand met een privételefoon mee en iemand met andere toegang dan de maker.

Eigenaar: de eigenaar van de show. Check: elke testluisteraar ziet de juiste shows. Oplossing: noem in de aankondiging één aanspreekpunt voor inlogvragen.

3. Dagelijks gebruik: volgen en ondersteuning

Een serie werkt als mensen terugkomen. Leg bij de lancering uit hoe je een show volgt en meldingen aanzet. Pushberichten over nieuwe afleveringen bereiken alleen volgers die meldingen hebben ingeschakeld, dus deze stap telt.

Eigenaar: de eigenaar van de show. Check: een testluisteraar krijgt de pushmelding bij aflevering twee.

4. Functiewissel: laat groepen de directory volgen

Toegang in Springcast Mobile regel je per groep: je koppelt groepen aan shows. Als mensen elke week van team of locatie wisselen, loopt handmatig bijhouden achter. Met single sign-on en SCIM worden groepslidmaatschappen vanuit je identity provider bijgewerkt.

Eigenaar: IT. Check: een testgebruiker die van groep wisselt, ziet de nieuwe shows en verliest de oude.

5. Vertrek: laat toegang stoppen met het account

Met single sign-on kan een uitgeschakeld bedrijfsaccount niet meer worden gebruikt om opnieuw in te loggen. SCIM gaat een stap verder: het trekt de toegang tot Springcast Mobile in, door de gebruiker op te schorten of te verwijderen, binnen dezelfde uitdiensttreding als zijn andere accounts. Spreek voor collega's die je per e-mail hebt uitgenodigd met ons af hoe hun toegang stopt, en neem die stap op in je vertrekchecklist.

Eigenaar: IT en HR. Check: een testvertrekker kan niet opnieuw inloggen, en je hebt gecontroleerd wat er gebeurt op een apparaat dat al was ingelogd.

Je toegangsplan op één pagina

Vragen van de ondernemingsraad en je FG

Reken op vragen over wat er gemeten wordt en wie dat kan zien. Stem de antwoorden af met je ondernemingsraad en functionaris gegevensbescherming, volgens je eigen afspraken. Springcast geeft je concrete antwoorden voor dat gesprek:

• Springcast Mobile meet het uitluisterpercentage en interacties zoals likes, comments en emoji-reacties. Bij gewone interne podcasts zijn inzichten per luisteraar met naam niet beschikbaar.
• Toegang loopt via uitnodigingen of je bedrijfslogin, en groepen bepalen wie welke show ziet.
• Comments kun je aan- of uitzetten, en je team kan ze modereren.
• Springcast is ISO/IEC 27001:2022, onafhankelijk gecertificeerd door Brand Compliance onder RvA-accreditatie (C 548). Documentatie staat op onze securitypagina.

Waarom organisaties voor deze route Springcast Mobile kiezen

Springcast Mobile is een interne podcastapp voor audio en video, alleen toegankelijk op uitnodiging. De app is gebouwd om elke groep de juiste ingang te geven en toegang actueel te houden als mensen komen, wisselen en vertrekken.

• Een route voor elke groep: uitnodigen per e-mail, ook op privéadressen, of inloggen via je identity provider.
• Toegang die actueel blijft: SCIM voegt gebruikers toe en werkt ze bij, past groepslidmaatschappen aan en trekt toegang in. Springcast bouwde dit op basis van de documentatie van Microsoft.
• De juiste shows voor de juiste mensen: koppel groepen aan shows, zodat elk team ziet wat voor hem bedoeld is.
• Een serie die mensen volgen: pushmeldingen bij nieuwe afleveringen, comments en moderatie in dezelfde app.
• Geen prijs per mobiele luisteraar: komt er een locatie of ploeg bij, dan betaal je geen luisteraarskosten.
• Ondersteuning bij inkoop: Procurement & Security onboarding is inbegrepen bij Company en Enterprise.

Wat je regelt: Springcast Mobile is inbegrepen bij Company en Enterprise, niet bij Company Light. Single sign-on is bij Company een eenmalige betaalde optie en bij Enterprise inbegrepen. SCIM hoort bij de mobiele app en werkt met de single sign-on van de app. Company heeft een jaarcontract.

Werk je met Microsoft 365? Lees hoe Springcast Mobile naast SharePoint en Teams past, of bekijk het platform voor interne podcasts.