Je kunt Microsoft 365 gebruiken om een interne podcast te verspreiden. SharePoint, Teams en OneDrive ondersteunen het afspelen van audio en Microsoft biedt hulpmiddelen voor communicatie met uitvoerende medewerkers. De praktische vraag is of medewerkers een aflevering kunnen vinden, openen op hun beschikbare apparaat en terugvinden wanneer zij die nodig hebben.
Test die luisterroute voordat je een aparte app kiest. Werkt de bestaande inrichting voor de beoogde doelgroep en de mensen die de serie publiceren, dan kan die volstaan. Overweeg een aparte app voor interne podcasts als je een concreet tekort kunt aanwijzen en kunt aantonen dat de app dit oplost.
Kun je een interne podcast afspelen in SharePoint en Teams?
Ja. De door Microsoft ondersteunde mediaformaten omvatten audioformaten zoals MP3, M4A en WAV voor afspelen binnen Microsoft 365, waaronder SharePoint en Teams. Microsoft vermeldt ook dat compatibiliteit kan afhangen van het bestandsformaat en het apparaat.
Bereid de volledige route voor, van opname tot een vindbare serie.
Een afspeelbaar bestand is een deel van de route
Aanbevolen publicatievolgorde: maak de aflevering, sla die op, geef de serie een vindbare plek, test de toegang met een beoogde luisteraar en kondig de aflevering daarna aan.
Tekstversie
- Maken. Bereid het bericht voor, neem het op en monteer het.
- Opslaan. Kies een goedgekeurde locatie en stel de toegang in.
- Vindbaar houden. Geef de serie een duidelijke, vaste plek.
- Testen. Open de aflevering als medewerker op het beoogde apparaat.
- Aankondigen. Plaats de aflevering waar medewerkers updates verwachten.
Een afspeelbaar bestand uploaden is een deel van deze route. Je moet ook bepalen wie de redactie beheert, welke rechten gelden en hoe de medewerker bij de aflevering komt.
Hoe zit het met een podcastwebonderdeel in SharePoint?
Controleer op welke SharePoint-omgeving de instructies betrekking hebben. Microsofts handleiding voor het toevoegen van audio aan een klassieke pagina gaat over het klassieke Media Web Part. Gebruik die instructies niet als handleiding voor een moderne SharePoint-pagina.
Voor moderne pagina's beschrijft Microsofts huidige videohandleiding onder meer het File and Media-webonderdeel voor video. Daarmee is een publicatieroute voor video beschreven. Het bewijst niet dat dezelfde instructies in elke inrichting een audiospeler direct op de pagina opleveren.
Test voor een audioaflevering eerst een link naar het ondersteunde bestand. Is afspelen direct op een moderne pagina een vereiste, vraag je SharePoint-beheerder dan de voorgestelde inrichting te demonstreren met je audiobestand, rechten en apparaten. Dit artikel vergelijkt de ervaring van medewerkers; het is geen installatiehandleiding voor webonderdelen.
Microsoft ondersteunt ook communicatie met uitvoerende medewerkers
Microsofts richtlijnen voor communicatie met uitvoerende medewerkers beschrijven Viva Connections in Teams voor nieuws en informatie en Viva Engage voor communities en gesprekken. Een uitvoerende doelgroep is dus een reden om de configuratie en toegangsroute zorgvuldig te controleren.
Vraag IT welke diensten zijn ingeschakeld, welke medewerkers de benodigde accounts en licenties hebben en hoe het apparaatbeleid de toegang beïnvloedt. De route die beschikbaar is voor een redacteur op kantoor kan verschillen van die voor een collega met een gedeeld apparaat of een eigen telefoon.
Lees voor de bredere doelgroepvraag onze gids over medewerkers zonder vaste bureauwerkplek bereiken. Zoek je een vergelijking die verder gaat dan audio, bekijk dan interne communicatiekanalen vergeleken.
Wanneer volstaat de bestaande Microsoft-route?
Behoud de bestaande route als de beoogde medewerkers die kunnen gebruiken en de redactie die kan onderhouden. Beoordeel dit aan de hand van wat de serie moet doen.
Een toelichting van een leidinggevende kan bijvoorbeeld naast een schriftelijk veranderbericht op het intranet staan. Gebruiken medewerkers die pagina al, kunnen zij de aflevering openen en het bericht terugvinden, dan kan het nuttig zijn om die informatie bij elkaar te houden.
Toets elke optie aan dezelfde eisen:
| Eis | Te verzamelen bewijs | Wat de uitkomst je vertelt |
|---|---|---|
| Toegang voor medewerkers | Een beoogde luisteraar opent de echte aflevering met het gebruikelijke account en apparaat. | Of de toegangsroute voor die doelgroep werkt. |
| Luisteren met onderbrekingen | De luisteraar pauzeert, verlaat de app of browser en keert terug; test ook schermvergrendeling en offlinegebruik als dat nodig is. | Welke luisteromstandigheden de inrichting in de praktijk ondersteunt. |
| Oudere afleveringen terugvinden | De luisteraar vindt een genoemde eerdere aflevering zonder de oorspronkelijke aankondiging. | Of de serie een bruikbaar archief heeft. |
| Nieuwe afleveringen onder de aandacht brengen | De luisteraar ontvangt of vindt een update via de gekozen aankondigingsroute. | Of publiceren en ontdekken op elkaar aansluiten. |
| Redactioneel werk | Een collega kan een proefaflevering voorbereiden, controleren, publiceren en corrigeren. | Of het werkproces een eigenaar heeft en werkbaar kan worden overgedragen. |
| Meten | Het team kan uitleggen wat elk beschikbaar rapport telt en wat erbuiten valt. | Welke vragen de gegevens kunnen beantwoorden. |
Behandel een mislukte test als een specifiek probleem om op te lossen. Een rechtenfout kan om aangepaste toegang vragen. Een onduidelijk archief kan betere titels of navigatie nodig hebben. Geen van beide uitkomsten vraagt automatisch om een ander platform.
Gebruik de uitkomst om de volgende stap te kiezen.
Kies de volgende stap op basis van de luistertest
Drie mogelijke vervolgstappen na een luistertest: een route behouden die aan de eisen voldoet, een specifiek probleem oplossen en opnieuw testen, of een aparte app vergelijken als er een wezenlijk tekort blijft.
Tekstversie
Test met een beoogde luisteraar.
- Voldoet de route aan de eisen?
- Ja: Behoud de bestaande route.
- Nee: Is er een concrete oplossing?
- Ja: Los het probleem op. Test opnieuw.
- Nee: Wezenlijk tekort? Vergelijk een aparte app. Test op dezelfde eisen.
Wanneer overweeg je een aparte app voor interne podcasts?
Overweeg een app wanneer een terugkerende audioserie een luisterroute nodig heeft die je huidige inrichting onvoldoende biedt. Dat kan gaan over hoe medewerkers een serie vinden, hoe je toegang beheert of hoe de redactie opeenvolgende afleveringen verspreidt. Leg de eis vast voordat je producten vergelijkt.
Een aparte app brengt ook werk mee: installatie, uitnodigingen, ondersteuning en een extra plek die medewerkers moeten kennen. Vraag een mogelijke leverancier de volledige route met een representatieve aflevering te demonstreren en vergelijk die met de bestaande route.
Waar Springcast past
Springcast Mobile is een interne podcastapp voor audio en video, uitsluitend toegankelijk op uitnodiging. De app is inbegrepen bij Company en Enterprise; Company Light bevat de mobiele app niet. Single sign-on is een betaalde optie bij Company en is inbegrepen bij Enterprise.
Bij een terugkerende serie kan de app mensen een melding van een nieuwe aflevering sturen als zij de show volgen en meldingen hebben ingeschakeld. Zo kan de redactie nieuwe inhoud aankondigen binnen de luisterapp. Dit garandeert niet dat iedere uitgenodigde medewerker een melding ontvangt of opent.
Voor organisaties die Mobile SSO gebruiken, ondersteunt SCIM het toevoegen en bijwerken van gebruikers, het bijwerken van groepslidmaatschappen en het intrekken van toegang. SCIM is inbegrepen bij de mobiele-appfunctie en geldt specifiek voor Mobile SSO. Bespreek de identiteitsconfiguratie met IT als onderdeel van het toegangsontwerp.
Beoordeel deze mogelijkheden aan de hand van je eisen. Ze bewijzen geen native publicatie-integratie met Teams of een beter resultaat voor je medewerkers. Gebruik voor Springcast dezelfde praktische afspeel- en toegangstest als voor Microsoft 365.
Bekijk de toepassing van een interne podcast om te zien waar dit binnen medewerkerscommunicatie past.
Vergelijk de routes met een echt bericht
Kies een bericht dat representatief is voor de beoogde serie. Het volgende scenario is fictief: een operationeel manager legt uit waarom de teamupdates naar een rustigere ruimte verhuizen. Een schriftelijk bericht geeft de bevestigde datum, ruimte en contactpersoon. Medewerkers kunnen hun teamleider vragen stellen.
Plaats dezelfde goedgekeurde audio en ondersteunende informatie in elke voorgestelde route. Houd de doelgroep en taak vergelijkbaar, zodat je verschillen in toegang kunt onderscheiden van verschillen in de boodschap.
Vraag een beoogde luisteraar om:
- De aankondiging te vinden via het kanaal dat diegene normaal gebruikt.
- De aflevering te openen en zich indien nodig aan te melden.
- Te beginnen met luisteren, te pauzeren en later terug te keren.
- De schriftelijke details en het transcript te vinden.
- De aflevering opnieuw te vinden zonder de oorspronkelijke aankondiging.
- Uit te leggen waar de volgende teamupdate plaatsvindt en waar vragen kunnen worden gesteld.
Kijk waar hulp nodig is. Noteer het apparaat, accounttype, de configuratie en het punt waarop de route vastloopt. Betrek medewerkers die andere toegang hebben dan de redacteur en bied een gelijkwaardige route voor collega's die niet kunnen luisteren.
Maak van offline luisteren, afspelen op de achtergrond en hervatten op een ander apparaat expliciete testgevallen als die ertoe doen. Een algemene claim over “mobiele ondersteuning” beantwoordt die vragen niet.
Wat moet je meten?
Meet de route en de communicatie afzonderlijk. Toegangsproblemen en herhaalde hulpvragen laten zien waar de route aandacht vraagt. Vragen en uitleg van medewerkers helpen je controleren of de boodschap begrijpelijk was.
Vraag bij platformrapportages wat telt als een weergave, afspeelbeurt, download of voltooide aflevering en welke spelers gegevens aanleveren. Behandel verschillende metingen niet als onderling uitwisselbaar en neem niet aan dat een afspeelbeurt begrip bewijst.
In de platformanalytics komen voltooiingsgegevens uit de Springcast-player. Ze dekken dus niet elke externe luisterapp. Springcast Mobile meet ook het beluisterde percentage binnen de app. Luisteraantallen op het platform worden niet ontdubbeld over apps en apparaten. Presenteer een gecombineerd totaal daarom niet als het exacte aantal afzonderlijke bereikte medewerkers.
Behoud de Microsoft-route als die aan je behoeften voldoet. Blijft er een wezenlijk tekort, neem dat dan mee in een productdemonstratie en herhaal de test. Zo heb je een concrete basis voor het besluit: de medewerker, het bericht en de omstandigheden waarin diegene het moet gebruiken.
Bespreek de luisterroute voor je interne podcast. Neem de doelgroep, huidige Microsoft-inrichting en het onderdeel dat je wilt verbeteren mee.