Sie können Microsoft 365 nutzen, um einen internen Podcast zu verbreiten. SharePoint, Teams und OneDrive unterstützen die Audiowiedergabe, und Microsoft bietet Werkzeuge für die Kommunikation mit operativen Teams. Entscheidend ist, ob Ihre Mitarbeitenden eine Folge finden, auf ihrem verfügbaren Gerät öffnen und bei Bedarf wieder aufrufen können.
Testen Sie diesen Weg zum Hören, bevor Sie eine zusätzliche App auswählen. Wenn Ihre bestehende Einrichtung für die vorgesehene Zielgruppe und das Redaktionsteam funktioniert, kann sie ausreichen. Ziehen Sie eine spezielle App für interne Podcasts in Betracht, wenn Sie eine konkrete Lücke benennen und zeigen können, dass die App sie schließt.
Können SharePoint und Teams einen internen Podcast abspielen?
Ja. Zu den von Microsoft unterstützten Medienformaten gehören Audioformate wie MP3, M4A und WAV für die Wiedergabe in Microsoft 365, einschließlich SharePoint und Teams. Microsoft weist auch darauf hin, dass die Kompatibilität vom Dateiformat und vom Gerät abhängen kann.
Planen Sie den vollständigen Ablauf von der Aufnahme bis zu einer auffindbaren Serie.
Eine abspielbare Datei ist ein Teil des Ablaufs
Empfohlener Veröffentlichungsablauf: Folge erstellen und speichern, der Serie einen auffindbaren Ort geben, den Zugang mit einer Person aus der Zielgruppe testen und die Folge anschließend ankündigen.
Textfassung
- Erstellen. Die Nachricht vorbereiten, aufnehmen und bearbeiten.
- Speichern. Einen freigegebenen Speicherort wählen und den Zugang festlegen.
- Auffindbar halten. Der Serie einen klaren, festen Platz geben.
- Testen. Die Folge als Mitarbeiter auf dem vorgesehenen Gerät öffnen.
- Ankündigen. Die Folge dort bereitstellen, wo Mitarbeitende Mitteilungen erwarten.
Mit dem Hochladen einer abspielbaren Datei ist ein Teil dieses Ablaufs erledigt. Redaktionelle Verantwortung, Berechtigungen und der Weg der Mitarbeitenden zur Folge müssen noch festgelegt werden.
Was ist mit einem Podcast-Webpart in SharePoint?
Prüfen Sie, auf welche SharePoint-Umgebung sich eine Anleitung bezieht. Microsofts Anleitung zum Hinzufügen von Audio auf einer klassischen Seite behandelt das klassische Medien-Webpart. Diese Anleitung lässt sich nicht als Anleitung für eine moderne SharePoint-Seite verwenden.
Für moderne Seiten beschreibt Microsofts aktuelle Videoanleitung unter anderem das Datei- und Medien-Webpart für Videos. Damit ist ein Weg zur Veröffentlichung von Videos dokumentiert. Daraus folgt nicht, dass dieselbe Anleitung in jeder Konfiguration einen eingebetteten Audioplayer bereitstellt.
Testen Sie bei einer Audiofolge zunächst einen Link zur unterstützten Datei. Wenn die Wiedergabe direkt auf einer modernen Seite erforderlich ist, lassen Sie sich die vorgeschlagene Einrichtung von Ihrer SharePoint-Administration mit Ihrer Audiodatei, Ihren Berechtigungen und Geräten vorführen. Dieser Artikel vergleicht die Nutzung aus Mitarbeitersicht; er ist keine Installationsanleitung für Webparts.
Microsoft unterstützt auch die Kommunikation mit operativen Teams
Microsofts Leitfaden zur Kommunikation mit Frontline-Mitarbeitenden beschreibt Viva Connections in Teams für Nachrichten und Ressourcen sowie Viva Engage für Communitys und Gespräche. Bei einer operativen Zielgruppe sollten Sie deshalb die Konfiguration und den Zugangsweg sorgfältig prüfen.
Fragen Sie die IT, welche Dienste aktiviert sind, welche Mitarbeitenden die erforderlichen Konten und Lizenzen haben und wie sich Geräterichtlinien auf den Zugang auswirken. Der Weg, den eine redaktionell tätige Person im Büro nutzt, kann sich vom Zugang über ein gemeinsam genutztes Gerät oder ein privates Smartphone unterscheiden.
Die übergreifende Frage der Zielgruppe behandelt unser Leitfaden dazu, wie Sie Mitarbeitende ohne Schreibtischarbeitsplatz erreichen. Einen Vergleich über Audio hinaus finden Sie im Vergleich interner Kommunikationskanäle.
Wann reicht der bestehende Weg über Microsoft aus?
Behalten Sie den bestehenden Weg bei, wenn die vorgesehenen Mitarbeitenden ihn nutzen und das Redaktionsteam ihn pflegen können. Bewerten Sie das anhand der Aufgaben, die die Serie erfüllen soll.
Beispielsweise kann die Erklärung einer Führungskraft neben einer schriftlichen Änderungsmitteilung im Intranet stehen. Wenn Mitarbeitende diese Seite bereits nutzen, die Folge öffnen und die Mitteilung wiederfinden können, kann es sinnvoll sein, diese Inhalte zusammenzuhalten.
Prüfen Sie für alle infrage kommenden Optionen dieselben Anforderungen:
| Anforderung | Zu erhebender Nachweis | Was das Ergebnis zeigt |
|---|---|---|
| Zugang für Mitarbeitende | Eine Person aus der Zielgruppe öffnet die tatsächliche Folge mit ihrem üblichen Konto und Gerät. | Ob der Zugangsweg für diese Zielgruppe funktioniert. |
| Hören mit Unterbrechungen | Die Person pausiert, verlässt die App oder den Browser und kehrt zurück; testen Sie bei Bedarf auch Bildschirmsperre und Offlinenutzung. | Welche Hörbedingungen die Einrichtung in der Praxis unterstützt. |
| Ältere Folgen finden | Die Person findet eine benannte frühere Folge ohne die ursprüngliche Ankündigung. | Ob die Serie ein nutzbares Archiv hat. |
| Von neuen Folgen erfahren | Die Person erhält oder findet eine Mitteilung über den gewählten Ankündigungsweg. | Ob Veröffentlichung und Auffindbarkeit zusammenpassen. |
| Redaktionelle Arbeit | Ein Teammitglied kann eine Beispielfolge vorbereiten, prüfen, veröffentlichen und korrigieren. | Ob der Ablauf eine verantwortliche Person und eine praktikable Übergabe hat. |
| Messung | Das Team kann erklären, was jeder verfügbare Bericht zählt und was er ausschließt. | Welche Fragen die Daten beantworten können. |
Behandeln Sie einen fehlgeschlagenen Test als konkretes Problem, das zu lösen ist. Bei einem Berechtigungsfehler muss möglicherweise der Zugang angepasst werden. Ein unübersichtliches Archiv braucht vielleicht bessere Titel oder eine bessere Navigation. Keines dieser Ergebnisse erfordert automatisch eine andere Plattform.
Leiten Sie aus dem Ergebnis den nächsten Schritt ab.
Leiten Sie den nächsten Schritt aus dem Hörtest ab
Drei Reaktionen auf einen Hörtest: einen Weg beibehalten, der die Anforderungen erfüllt, ein konkretes Problem beheben und erneut testen oder bei einer wesentlichen Lücke eine spezielle App vergleichen.
Textfassung
Test mit der Zielgruppe.
- Erfüllt der Weg die Anforderungen?
- Ja: Bisherigen Weg behalten.
- Nein: Gibt es eine konkrete Lösung?
- Ja: Das Problem beheben. Erneut testen.
- Nein: Wesentliche Lücke? Eine spezielle App vergleichen. Dieselben Anforderungen testen.
Wann sollten Sie eine spezielle App für interne Podcasts in Betracht ziehen?
Ziehen Sie eine App in Betracht, wenn Sie für regelmäßige Audioinhalte einen Weg zum Hören benötigen, den Ihre aktuelle Einrichtung nicht ausreichend bietet. Dabei kann es darum gehen, wie Mitarbeitende eine Serie finden, wie der Zugang verwaltet wird oder wie die Redaktion fortlaufend Folgen verbreitet. Schreiben Sie die Anforderung auf, bevor Sie Produkte vergleichen.
Eine zusätzliche App bringt auch Arbeit mit sich: Installation, Einladungen, Support und einen weiteren Ort, den Mitarbeitende kennen müssen. Lassen Sie sich von einem möglichen Anbieter den vollständigen Ablauf mit einer repräsentativen Folge vorführen. Vergleichen Sie ihn anschließend mit dem bestehenden Weg.
Wo Springcast ins Spiel kommt
Springcast Mobile ist eine nur auf Einladung zugängliche App für interne Audio- und Videopodcasts. Die App ist in Company und Enterprise enthalten; Company Light enthält die mobile App nicht. Single Sign-on ist bei Company eine kostenpflichtige Option und bei Enterprise enthalten.
Bei einer fortlaufenden Serie kann die App Personen über eine neue Folge benachrichtigen, wenn sie der Show folgen und Benachrichtigungen aktiviert haben. Damit kann die Redaktion neue Inhalte innerhalb der Podcast-App ankündigen. Dies garantiert nicht, dass jede eingeladene Person eine Benachrichtigung erhält oder öffnet.
Für Organisationen, die Mobile SSO nutzen, unterstützt SCIM das Hinzufügen und Aktualisieren von Nutzern, das Aktualisieren von Gruppenmitgliedschaften und den Entzug des Zugangs. SCIM ist im Funktionsumfang der mobilen App enthalten und gilt speziell für Mobile SSO. Besprechen Sie die Identitätskonfiguration mit der IT, wenn Sie den Zugang planen.
Prüfen Sie diese Funktionen anhand Ihrer Anforderungen. Sie belegen weder eine native Integration zur Veröffentlichung in Teams noch ein besseres Ergebnis für Ihre Mitarbeitenden. Führen Sie für Springcast denselben praktischen Wiedergabe- und Zugangstest durch wie für Microsoft 365.
Erfahren Sie mehr über den Einsatz interner Podcasts, um diese Möglichkeit in die Mitarbeiterkommunikation einzuordnen.
Vergleichen Sie die Optionen mit einer echten Nachricht
Wählen Sie eine Nachricht, die für die geplante Serie repräsentativ ist. Das folgende Szenario ist fiktiv: Eine Führungskraft aus dem operativen Bereich erklärt, warum Teambesprechungen in einen ruhigeren Raum verlegt werden. Eine schriftliche Mitteilung nennt das bestätigte Datum, den Raum und die Kontaktperson. Mitarbeitende können ihrer Teamleitung Fragen stellen.
Stellen Sie dieselbe freigegebene Audioaufnahme und dieselben ergänzenden Informationen über jeden vorgeschlagenen Weg bereit. Halten Sie Zielgruppe und Aufgabe vergleichbar, damit Sie Unterschiede beim Zugang von Unterschieden in der Botschaft trennen können.
Bitten Sie eine Person aus der vorgesehenen Hörerschaft:
- Die Ankündigung über den normalerweise genutzten Kanal zu finden.
- Die Folge zu öffnen und sich, falls erforderlich, anzumelden.
- Die Wiedergabe zu starten, zu pausieren und später fortzusetzen.
- Die schriftlichen Details und das Transkript zu finden.
- Die Folge ohne die ursprüngliche Ankündigung wiederzufinden.
- Zu erklären, wo die nächste Teambesprechung stattfindet und an wen sie sich mit Fragen wenden kann.
Beobachten Sie, wo Unterstützung nötig ist. Halten Sie Gerät, Kontotyp, Konfiguration und den Punkt fest, an dem der Ablauf scheitert. Beziehen Sie Mitarbeitende ein, deren Zugang sich vom Zugang der veröffentlichenden Person unterscheidet. Bieten Sie Kolleginnen und Kollegen, die nicht zuhören können, einen gleichwertigen Zugang zur Information.
Machen Sie Offlinehören, Hintergrundwiedergabe und das Fortsetzen auf einem anderen Gerät zu ausdrücklichen Testfällen, wenn diese Funktionen relevant sind. Eine pauschale Aussage wie „mobile Unterstützung“ beantwortet diese Fragen nicht.
Was sollten Sie messen?
Bewerten Sie den Zugangsweg und die Kommunikation getrennt. Zugangsprobleme und wiederholte Bitten um Hilfe zeigen, wo der Ablauf verbessert werden muss. Fragen und Erklärungen der Mitarbeitenden helfen Ihnen zu prüfen, ob die Botschaft verständlich war.
Fragen Sie bei Plattformberichten, was als Aufruf, Wiedergabe, Download oder vollständig gehörte Folge zählt und welche Player Daten liefern. Behandeln Sie unterschiedliche Messgrößen nicht als austauschbar und setzen Sie eine Wiedergabe nicht mit Verständnis gleich.
In den Plattformanalysen stammen die Daten zum vollständigen Anhören aus dem Springcast-Player. Sie decken daher nicht jede externe Podcast-App ab. Springcast Mobile misst außerdem den innerhalb der App gehörten Prozentanteil. Die Hörerzahlen der Plattform werden nicht über Apps und Geräte hinweg dedupliziert. Ein zusammengefasster Wert sollte deshalb nicht als genaue Anzahl unterschiedlicher erreichter Mitarbeitender dargestellt werden.
Behalten Sie den Weg über Microsoft bei, wenn er Ihre Anforderungen erfüllt. Bleibt eine wesentliche Lücke, nehmen Sie sie als konkrete Frage in eine Produktvorführung mit und wiederholen Sie den Test. So haben Sie eine konkrete Entscheidungsgrundlage: die Mitarbeitenden, die Botschaft und die Bedingungen, unter denen sie die Inhalte nutzen müssen.
Besprechen Sie den Zugangsweg zu Ihrem internen Podcast. Beschreiben Sie die Zielgruppe, Ihre aktuelle Microsoft-Einrichtung und den Teil des Ablaufs, den Sie verbessern möchten.