Intern & Company

So erreichen Sie gewerbliche Mitarbeitende und den Außendienst

Kurz gefasst. Ein europäischer Leitfaden: So erreichen Sie gewerbliche Mitarbeitende und den Außendienst auf dem eigenen Smartphone und in Momenten, die der Arbeitstag schon bietet, mit den Regeln zu Betriebsrat, Datenschutz, Arbeitszeit und Autofahren und einem Pilotprojekt von mindestens drei Monaten.
Illustration von zwei Mitarbeitenden, mit einem orangefarbenen Punkt auf hellviolettem Hintergrund.

Kolleginnen und Kollegen ohne Schreibtisch, dienstliche E-Mail-Adresse oder PC: wie Sie sie erreichen, was die europäischen Regeln sagen und wie Sie belegen, dass die Botschaft angekommen ist.

Zuletzt aktualisiert am 2. Oktober 2026 · Zahlen geprüft am 30. September 2026

Non-Desk-Mitarbeitende verbringen den Arbeitstag unterwegs oder direkt am Einsatzort: Pflegekräfte in der ambulanten Pflege, Technikerinnen und Techniker im Außendienst, Fahrerinnen und Fahrer, gewerbliche Mitarbeitende in Produktion und Lager. Sie erreichen diese Menschen auf ihrem eigenen Smartphone, in Momenten, die ihr Tag schon hat, etwa auf der Fahrt zwischen zwei Einsätzen oder zu Schichtbeginn, und mit der Stimme von jemandem, dem sie vertrauen. Danach prüfen Sie Gruppe für Gruppe, ob die Botschaft angekommen ist.

Die meisten Kanäle der internen Kommunikation setzen einen Schreibtisch voraus. Dieser Leitfaden für Kommunikations-, HR- und IT-Teams in europäischen Organisationen stützt sich auf Eurostat-Daten, erklärt die Regeln zu Betriebsrat, Datenschutz, Arbeitszeit und Autofahren und endet mit einem Pilotprojekt von mindestens drei Monaten.

Kurz gesagt

  • 2022 verbrachten 41,9 % der Erwerbstätigen in der EU wenig oder keine Arbeitszeit an digitalen Geräten, so eine Berechnung auf Basis von Eurostat-Daten.

  • E-Mail und Intranet verfehlen sie aus praktischen Gründen: kein Konto, kein Bildschirm in der Schicht, wechselnde Arbeitszeiten, Sprache.

  • Erreichen Sie sie auf der Fahrt oder zu Schichtbeginn, über eine Teamleitung, die sie kennen.

  • Messen Sie pro Gruppe, legen Sie Pflichtinhalte in die Arbeitszeit, und geben Sie einem Pilotprojekt mindestens drei Monate.

Was sind Non-Desk-Mitarbeitende?

Non-Desk-Mitarbeitende sind Beschäftigte, die den Großteil ihrer Arbeit fern von Schreibtisch und Computer erledigen: auf einer Station, bei Kundinnen und Kunden zu Hause, im Transporter oder an einer Produktionslinie. Eurostat verwendet den Begriff nicht als statistische Kategorie.

  • Non-Desk-Mitarbeitende (deskless workers) · Bedeutung: Der Großteil der Arbeit findet fern vom Schreibtisch statt · Beispiele: Pflegekraft in der ambulanten Pflege, Produktionsfachkraft

  • Frontline-Mitarbeitende (frontline workers) · Bedeutung: Direkter Kontakt mit Kundschaft, Patientinnen und Patienten oder dem Produkt; manche Frontline-Jobs sind Schreibtischjobs · Beispiele: Pflegekraft, Verkaufspersonal, Callcenter-Mitarbeitende

  • Gewerbliche Mitarbeitende (blue-collar workers) · Bedeutung: Körperliche Arbeit in Produktion, Bau, Instandhaltung oder Logistik · Beispiele: Elektrofachkraft, Lagerfachkraft

  • Außendienst (field staff) · Bedeutung: Arbeit an wechselnden Orten, meist mit Fahrten dazwischen · Beispiele: Servicefachkraft, Vertriebsmitarbeitende, Sachverständige

  • Schichtarbeitende (shift workers) · Bedeutung: Arbeit zu wechselnden oder unregelmäßigen Zeiten · Beispiele: Pflege, Produktion, Transport

In 15 Gesprächen mit 11 europäischen Organisationen über interne Audioformate zwischen August und September 2026 hat niemand auf Kundenseite die eigenen Leute als deskless oder frontline bezeichnet. Die Rede war von Kolleginnen und Kollegen im Auto, unterwegs oder im Außendienst, und die meisten nannten das, was sie suchten, einen internen Podcast.

Wie viele Non-Desk-Mitarbeitende gibt es in Europa?

Keine amtliche Statistik zählt Non-Desk-Mitarbeitende direkt, aber Eurostat misst etwas, das nahe herankommt. 2022 verbrachten 41,9 % der Erwerbstätigen von 15 bis 74 Jahren in der EU, rund 84,6 Millionen Menschen, wenig oder keine Arbeitszeit an digitalen Geräten, so eine Berechnung auf Basis der Arbeitskräfteerhebung von Eurostat.

Dieselben Eurostat-Daten von 2022 zeigen, dass 26,7 % der Erwerbstätigen in der EU, rund 53,9 Millionen, überhaupt keine Arbeitszeit an digitalen Geräten verbrachten.

Abbildung 1 vergleicht beide Werte für die EU, die Niederlande, Deutschland und Dänemark und zeigt, welcher Anteil jeweils keine Angabe gemacht hat.

Gestapeltes Balkendiagramm, Eurostat-Arbeitskräfteerhebung 2022: Anteil der Erwerbstätigen von 15 bis 74 Jahren mit wenig oder keiner Arbeitszeit an digitalen Geräten. EU 41,9 %, davon keine 26,7 %; Niederlande 32,9 %; Deutschland 27,5 %; Dänemark 37,8 %. In Deutschland machten 24,2 % keine Angabe, in der EU 6,3 %; die Anteile sind daher als Untergrenze zu lesen.
Abbildung 1. Anteil der Erwerbstätigen von 15 bis 74 Jahren nach Arbeitszeit an digitalen Geräten, 2022. Berechnung auf Basis der Arbeitskräfteerhebung von Eurostat (lfso_22dmsc01).

  • Wenig oder keine Arbeitszeit an digitalen Geräten (2022)* · EU: 41,9 % · Niederlande: 32,9 % · Deutschland: 27,5 % · Dänemark: 37,8 %

  • Keine Arbeitszeit an digitalen Geräten (2022)* · EU: 26,7 % · Niederlande: 13,7 % · Deutschland: 15,4 % · Dänemark: 17,9 %

  • Arbeiten nie von zu Hause (2025) · EU: 77,0 % · Niederlande: 47,7 % · Deutschland: 75,4 % · Dänemark: 59,3 %

  • Beschäftigte mit Internetzugang für die Arbeit, Unternehmen mit 250+ Beschäftigten (2025) · EU: 68,4 % · Niederlande: 77,6 % · Deutschland: 72,2 % · Dänemark: 86,1 %

  • Beschäftigte in Schichtarbeit (2025) · EU: 17,4 % · Niederlande: 14,8 % · Deutschland: 14,6 % · Dänemark: 11,0 %

  • Internetnutzung über Handy oder Smartphone, 25 bis 54 Jahre (2025) · EU: 95,0 % · Niederlande: 99,4 % · Deutschland: 92,0 % · Dänemark: 97,7 %

* Die Anteile beziehen sich auf alle Erwerbstätigen, einschließlich derer, die keine Angabe gemacht haben: 24,2 % in Deutschland und 6,3 % in der EU insgesamt. Lesen Sie diese Werte als Untergrenze. Die Zeilen 1 und 2 sind eine Berechnung auf Basis von Eurostat-Zahlen in Tausend. Datensätze: lfso_22dmsc01, lfsa_ehomp, isoc_ci_cm_ps, lfsa_ewpshi, isoc_ci_dev_i. Die Unternehmenserhebung erfasst keine Krankenhäuser, Schulen und keine öffentliche Verwaltung.

Nach Branchen lag der Anteil der Beschäftigten mit Internetzugang für die Arbeit 2025 in Unternehmen mit zehn oder mehr Beschäftigten im Gastgewerbe bei 46,2 %, im Baugewerbe bei 56,6 % und im verarbeitenden Gewerbe bei 58,1 %, so die Eurostat-Erhebung zur IKT-Nutzung in Unternehmen.

Weltweite Prozentangaben zu Non-Desk-Mitarbeitenden kursieren vielfach, meist ohne veröffentlichte Methode. Jede Eurostat-Zahl oben verweist auf einen Datensatz mit Definition, Grundgesamtheit und Jahr.

Warum E-Mail und Intranet sie nicht erreichen

E-Mail und Intranet setzen drei Dinge voraus: ein Konto, einen Bildschirm und Zeit, um an diesem Bildschirm zu lesen. Während der Schicht haben viele Non-Desk-Mitarbeitende nichts davon, und die Nachricht ist womöglich in einer Sprache oder auf einem Leseniveau geschrieben, mit dem sie sich schwertun.

Eine unabhängige Zahl dazu, wie viele Beschäftigte in Europa keine geschäftliche E-Mail-Adresse haben, haben wir nicht gefunden; die kursierenden Prozentangaben stammen von Softwareanbietern. Am nächsten kommt der Internetzugang für die Arbeit in der Tabelle oben.

Laut Eurostat arbeiteten 2025 in der EU 17,4 % der Beschäftigten in Schichten. Eine Town Hall um zehn Uhr an einem Dienstag verpasst also jede Schicht, die gerade frei hat. Ein Bildschirm in der Kantine hat dieselbe Grenze, wie unser Beitrag zu Digital Signage zeigt.

Für manche Kolleginnen und Kollegen sind Sprache oder Leseniveau die Hürde. Laut der ESENER-Erhebung der EU-OSHA hatten 2024 in der EU 10 % der Betriebe Beschäftigte, denen es schwerfiel, die am Arbeitsplatz gesprochene Sprache zu verstehen; 2019 waren es 8 %. In der OECD-Erhebung Survey of Adult Skills 2023 erreichten 16 % der Erwachsenen in den Niederlanden und 22 % in Deutschland beim Lesen höchstens Kompetenzstufe 1, bei einem OECD-Durchschnitt von 26 %. Ein Kanal, der auf langen Texten aufbaut, verliert diese Leserinnen und Leser zuerst.

Hinzu kommt die Informationsflut: Im Employee Communications Report 2026 von Gallagher bezeichneten 83 % der befragten Fachleute aus Kommunikation und HR sie als wachsendes Problem, und in Unternehmen mit 10.000 oder mehr Beschäftigten berichteten 93 % von erheblichen Auswirkungen.

Mehrere Organisationen, mit denen wir in diesem Jahr gesprochen haben, beschrieben dasselbe Regal: aufgezeichnete Schulungen, Intranetartikel, eine Videoreihe, die stoppt, sobald sich der Bildschirm des Smartphones sperrt. All das wurde für jemanden gemacht, der vor einem Bildschirm sitzt.

Nutzen Sie Momente, die der Arbeitstag schon bietet

Non-Desk-Mitarbeitende haben Momente ohne Bildschirm, aber mit freien Ohren: die Fahrt zwischen zwei Einsätzen, den Weg zum Einsatzort, den Schichtbeginn, eine Pause. Audio passt in diese Momente, solange jede Folge kurz ist und eine einzige Botschaft trägt.

Abbildung 2 ordnet die Momente eines Arbeitstags danach, ob Ohren, Augen und Hände frei sind, und zeigt, welches Format jeweils passt, falls überhaupt eines.

Formate danach, was frei ist. Ohren frei, Augen und Hände beschäftigt (Fahrt zwischen Einsätzen, Weg zum Einsatzort): kurze Folge, vor der Abfahrt gestartet; beim Fahren nichts berühren, ansehen oder beantworten. Alles frei (Schichtbeginn): dreiminütiges Briefing, das die Teamleitung abspielt oder nacherzählt. Ohren beschäftigt, Augen und Hände frei (Pause in einer zu lauten Werkstatt): Transkript derselben Folge. Alles beschäftigt (während der Arbeit): nichts bis zum nächsten freien Moment.
Abbildung 2. Wo Audio in den Arbeitstag passt und wo das Transkript übernimmt. Auf Basis der Empfehlungen in diesem Leitfaden.

Die Eurostat-Erhebung zur IKT-Nutzung in Haushalten zeigt, dass 2024 in der EU 27,8 % der 16- bis 74-Jährigen in den vorangegangenen drei Monaten Podcasts gehört oder heruntergeladen hatten, in den Niederlanden 42,1 % und in Deutschland 28,8 %. Für das Auto ermittelte The Infinite Dial 2026 von Edison Research, dass 37 % der Amerikanerinnen und Amerikaner ab 18 Jahren, die im vergangenen Monat selbst Auto gefahren oder mitgefahren sind, im Auto Podcasts als Audioquelle nutzen, bei den 18- bis 34-Jährigen 55 %. Das ist eine Zahl aus den USA.

Schreiben Sie für jemanden, der gerade etwas anderes tut: fünf bis acht Minuten, die Entscheidung in der ersten Minute, die Kernaussage zweimal. Für den Schichtbeginn reichen drei Minuten. Das Format selbst behandelt unser Leitfaden zu internen Podcasts.

Das Erfolgskriterium 1.2.1 der WCAG 2.2 des W3C (Stufe A) verlangt für aufgezeichnetes Audio eine gleichwertige Textalternative, etwa ein Transkript. Geben Sie deshalb jeder Folge eines mit. Das Transkript hilft auch allen, die in einer Zweitsprache mitlesen oder in einer Werkstatt arbeiten, in der es zum Zuhören zu laut ist.

Beim Fahren geht Sicherheit vor

Wer fährt, achtet zuerst auf die Straße. Starten Sie die Folge vor der Abfahrt, und heben Sie alles, was eine Berührung, einen Blick oder eine Antwort erfordert, für die Zeit nach der Fahrt auf.

In den Niederlanden verbietet Artikel 61a der Verkehrsregeln RVV 1990, während der Fahrt ein Mobilgerät in der Hand zu halten; Freisprechen und Sprachsteuerung sind erlaubt, so die Erläuterung der niederländischen Regierung zu dieser Regel (August 2026). Dieselbe Seite rät, die Lautstärke niedrig zu halten oder nur einen Ohrhörer zu tragen.

Die Europäische Beobachtungsstelle für Straßenverkehrssicherheit der Europäischen Kommission mahnt in ihrem Bericht über Ablenkung am Steuer von 2023 zur Vorsicht: Telefonieren mit Freisprecheinrichtung gilt dort als wahrscheinlich riskant, die Wirkung von Musikhören beim Fahren als unklar. Die Vorschriften unterscheiden sich von Land zu Land; klären Sie die Regeln in Ihrem Land mit Ihrer Arbeitssicherheit oder Rechtsabteilung.

Nutzen Sie das Smartphone, das ohnehin dabei ist

Setzen Sie auf das private Smartphone: 2025 nutzten laut Eurostat 95,0 % der 25- bis 54-Jährigen in der EU das Internet über ein Handy oder Smartphone.

Im Jahr 2024 stellten 58,4 % der großen Unternehmen in der EU mehr als einem Fünftel ihrer Beschäftigten ein tragbares Gerät mit mobilem Internet zur Verfügung, so die Eurostat-Daten zu tragbaren Arbeitsgeräten. Ein Dienstgerät ist also keine Selbstverständlichkeit.

Private Smartphones werfen eine Datenschutzfrage auf, mit der sich die Artikel-29-Datenschutzgruppe der EU in ihrer Stellungnahme 2/2017 zur Datenverarbeitung am Arbeitsplatz befasst hat: Die Überwachung eines privaten Geräts von Beschäftigten kann unrechtmäßig sein, wenn dabei auch Daten über ihr Privat- und Familienleben erfasst werden. Halten Sie die App schlank, mit den Inhalten der Organisation und sonst nichts, und prüfen Sie diesen Aufbau vor der ersten Einladung mit der oder dem Datenschutzbeauftragten.

Zugang ohne geschäftliche E-Mail-Adresse

Auch Mitarbeitende ohne geschäftliche E-Mail-Adresse können sich anmelden: Laden Sie sie über eine private E-Mail-Adresse ein oder per Single Sign-on, wenn Ihr Identity Provider bereits ein Konto für sie führt. Klären Sie vorab drei Situationen mit der IT.

Bei hoher Fluktuation lohnt die Frage nach automatischer Bereitstellung (Provisioning). Wo jeden Monat viele Menschen ein- und austreten, kommen manuelle Einladungen nicht hinterher, und ehemalige Mitarbeitende behalten ihren Zugang; automatisches Provisioning aus dem Verzeichnisdienst, etwa über den SCIM-Standard, löst beides. In unseren Gesprächen begründeten die IT-Teams, die danach fragten, das mit der Fluktuation.

Ein verlorenes oder ersetztes Smartphone sollte den Zugang beenden: Prüfen Sie, ob das Entfernen des Geräts in der Verwaltung auch den Zugang zu den Inhalten aufhebt.

Teilt sich ein Team ein Gerät, meldet sich jede Person an und wieder ab. Klären Sie auch die Gerätefrage früh: Ein dienstliches Handheld lässt womöglich keine weiteren Apps zu, womit das Pilotprojekt auf private Smartphones ausweicht.

Lassen Sie Führungskräfte und Kolleginnen und Kollegen sprechen

Nutzen Sie die Stimmen, die Non-Desk-Mitarbeitende in jeder Schicht ohnehin hören: ihre Teamleitung und die Kolleginnen und Kollegen um sie herum. Geben Sie diesen Menschen etwas zum Weitergeben: ein dreiminütiges Audio-Briefing, das die Teamleitung zu Schichtbeginn abspielt oder nacherzählt, und Folgen, in denen Kolleginnen und Kollegen ihre eigene Arbeit erklären.

Laut Gallaghers Employee Communications Report 2026 gehören direkte Führungskräfte zu den Kommunikationskanälen, auf die man sich am meisten verlässt, besonders bei Frontline-Belegschaften und verteilt arbeitenden Teams. Der Bericht zeigt außerdem, dass 87 % der Befragten fehlende Fähigkeiten und Kapazitäten bei Führungskräften als mäßiges oder erhebliches Risiko sehen, während nur 21 % aktiv Toolkits für Führungskräfte einsetzen. Ein aufgezeichnetes Briefing ist ein kleines Toolkit, und es kommt mit einer Stimme an, die das Team kennt.

Derselbe Bericht von 2026 zeigt, dass Befragte in Organisationen mit hohem Frontline-Anteil die Town Hall vor Ort als ihren wirksamsten Kanal überhaupt bewerten (51 %); findet sie virtuell statt, sinkt der Wert um 18 Punkte. Audio bringt eine Stimme zu den Schichten, die nicht im Raum waren.

Auftragnehmer in den Niederlanden und Belgien geben der Kommunikation mit gewerblichen Mitarbeitenden schon einen festen Rhythmus: Die VCA-Checkliste 2017/6.0 der SSVV verlangt für VCA* mindestens vier und für VCA** mindestens zehn Toolbox-Meetings pro Jahr. Ausnahmsweise und mit Begründung dürfen sie in anderer Form stattfinden, wobei das jährliche Minimum an Kontaktmomenten oder Meetings bei der Hälfte dieser Zahl liegt. Ob ein Audio-Briefing dafür zählt, entscheidet Ihre Zertifizierungsstelle.

In unseren Gesprächen beschrieben mehrere Organisationen Kolleginnen, Kollegen und Fachleute aus der Praxis als die Stimmen, die ankommen, eher als das Quartalsupdate. Zwei Sorgen kamen immer wieder: ob überhaupt jemand zuhört, und der Ton, also Botschaften von oben, um die niemand gebeten hat.

Unserer Erfahrung nach verbreitet sich ein neuer interner Podcast am schnellsten, wenn Sie jede Woche eine andere Kollegin, einen anderen Kollegen oder eine andere Führungskraft interviewen. Menschen geben einer neuen Show eher eine Chance, wenn jemand darin vorkommt, den sie kennen.

Als Disponentinnen und Disponenten von Notrufzentralen in den USA sechs Wochen lang anonym Ratschläge mit Kolleginnen und Kollegen in anderen Städten teilten, sank der Burn-out-Wert um 8 Punkte, und die Kündigungen gingen um mehr als die Hälfte zurück, so ein Feldexperiment von Linos, Ruffini und Wilcoxen im Journal of Public Administration Research and Theory (2022). Es war kein Podcast; lesen Sie es als Analogie.

Messen Sie, was ankam, ohne aufzulisten, wer zuhörte

Messen Sie für jede Gruppe drei Dinge: Reichweite, Verständnis und Anwendung. Keines davon braucht eine Liste, wer zugehört hat. Individuelle Hördaten sind personenbezogene Daten, und in Deutschland und den Niederlanden braucht ein System, das Verhalten überwachen könnte, die Mitbestimmung oder Zustimmung des Betriebsrats, sofern es einen gibt.

Laut Gallaghers Employee Communications Report 2026 erfassen 70 % der Kommunikationsverantwortlichen nur Outputs wie Öffnungen, Klicks und Aufrufe; 16 % messen Ergebnisse, und 12 % betrachten die Wirkung auf das Geschäft (n=474).

Reichweite ist der Anteil einer Gruppe, der mindestens eine Folge gehört hat. Verständnis heißt: Können die Menschen drei Fragen zur Botschaft beantworten, in einer Teambesprechung oder einer anonymen Pulsbefragung? Anwendung ist ein beobachtbares Verhalten, etwa ein neues Verfahren, das genutzt wird. Vereinbaren Sie für Ihre eigenen Berichte nach Team oder Standort eine Mindestgruppengröße und lassen Sie Ergebnisse unterhalb dieser Grenze weg.

In den Niederlanden verlangt Artikel 27 Abs. 1 des Betriebsrätegesetzes (WOR) die Zustimmung des Betriebsrats (ondernemingsraad) zu einer Regelung über die Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten der im Unternehmen tätigen Personen (Buchstabe k) und zu einer Regelung über Einrichtungen, die auf die Überwachung von Anwesenheit, Verhalten oder Leistung abzielen oder dafür geeignet sind (Buchstabe l).

In Deutschland räumt § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen ein, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht entschied 2016 (1 ABR 7/15), dass es genügt, wenn ein System dazu „objektiv geeignet“ ist, unabhängig davon, was der Arbeitgeber beabsichtigt.

Die Einwilligung der Beschäftigten löst die Datenschutzfrage nicht. Nach Erwägungsgrund 43 der DSGVO sollte die Einwilligung keine gültige Rechtsgrundlage sein, wenn zwischen den Parteien ein klares Ungleichgewicht besteht, und die Stellungnahme 2/2017 der Artikel-29-Datenschutzgruppe hält fest, dass Beschäftigte selten in der Lage sind, eine Einwilligung frei zu erteilen, zu verweigern oder zu widerrufen.

Dies ist keine Rechtsberatung. Stimmen Sie vor dem Start des Pilotprojekts mit Betriebsrat, Datenschutzbeauftragten oder Rechtsabteilung ab, was Sie messen und ob das Pilotprojekt eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) braucht.

Legen Sie Pflichtinhalte in die Arbeitszeit

Wenn Mitarbeitende zuhören müssen, planen Sie das in ihre Arbeitszeit ein. Eine vom Arbeitgeber verlangte berufliche Fortbildung gilt als Arbeitszeit. Muss der Arbeitgeber diese Fortbildung aufgrund von EU-Recht, nationalem Recht oder einem Tarifvertrag anbieten, muss sie zudem kostenlos sein und möglichst während der Arbeitszeit stattfinden. Lassen Sie freiwilliges Zuhören außerhalb des Dienstplans von HR oder der Rechtsabteilung beurteilen.

Der Gerichtshof der EU entschied 2021 (C-909/19), dass eine vom Arbeitgeber verlangte berufliche Fortbildung Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie ist, in einem Fall über eine Schulung in den Räumen eines Anbieters. Artikel 13 der Richtlinie (EU) 2019/1152 gilt für Fortbildungen, die ein Arbeitgeber aufgrund von EU-Recht, nationalem Recht oder einem Tarifvertrag anbieten muss, damit Beschäftigte ihre Arbeit ausüben können. Diese Fortbildungen müssen kostenlos sein, gelten als Arbeitszeit und finden möglichst während der Arbeitszeit statt.

In den Niederlanden steht dieselbe Regel in Artikel 7:611a Abs. 2 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW). In Deutschland sieht § 111 Abs. 2 Gewerbeordnung (GewO) vor, dass solche Fortbildungen während der regelmäßigen Arbeitszeit stattfinden sollen und als Arbeitszeit gelten, wenn sie außerhalb davon stattfinden müssen.

Behandeln Sie eine Folge, die Mitarbeitende hören müssen, etwa eine Sicherheitsunterweisung oder ein neues Verfahren, genauso: Legen Sie sie in die Schicht, und kennzeichnen Sie alles andere als freiwillig. Wie diese Zeit vergütet wird, richtet sich nach Arbeitsvertrag und Tarifvertrag; klären Sie das mit HR oder der Rechtsabteilung.

Belegen Sie es in einem Pilotprojekt von mindestens drei Monaten

Starten Sie ein Pilotprojekt: eine Gruppe von 50 bis 150 Personen, eine Show, eine Folge von fünf bis acht Minuten pro Woche, mindestens drei Monate lang. Unserer Erfahrung nach braucht ein interner Podcast drei bis sechs Monate, um anzukommen; nach einem Monat sehen Sie erste Reichweite, noch nicht das Ergebnis. Legen Sie Erfolgskriterien und Freigaben vor dem ersten Tag fest, und beginnen Sie früh genug, damit die Entscheidung fällt, bevor Ihr Budget steht.

In den Gesprächen hinter diesem Leitfaden hat der Preis eine Entscheidung selten gebremst, die Freigabekette und der Budgetkalender dagegen schon. Ein Pilotprojekt, das nach der Budgetrunde endet, wartet womöglich ein Jahr auf seine zweite Gruppe. Rechnen Sie also von der Frist zurück: drei Monate Folgen plus die Freigaben vor dem ersten Tag.

  1. Wählen Sie die Gruppe, die Ihre Kanäle am schlechtesten erreichen, oder die, bei der ein Ergebnis die meisten überzeugen würde, und eine Frage, die das Pilotprojekt beantworten soll.

  2. Schreiben Sie zuerst die Erfolgskriterien auf: Reichweite, Verständnis (drei Fragen), Anwendung und fünf kurze Gespräche in der Gruppe.

  3. Planen Sie drei Monate mit wöchentlichen Folgen, jede mit einer anderen Kollegin, einem anderen Kollegen oder einer anderen Führungskraft: eine Teamleitung, die eine Entscheidung erklärt, jemand aus der Praxis, ein Sicherheitsmoment, die Antwort auf eine gestellte Frage.

  4. Holen Sie die Freigaben vor dem ersten Tag ein: IT und Security, Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat, HR oder Rechtsabteilung zur Arbeitszeit und Arbeitssicherheit für alle, die fahren.

  5. Berichten Sie durchgehend auf Gruppenebene, mit der vereinbarten Mindestgruppengröße: Reichweite nach dem ersten Monat, Verständnis und Anwendung am Ende.

  6. Entscheiden Sie nach drei Monaten, abgestimmt auf Ihren Budgetkalender.

Die App-Seite eines ersten Rollouts beschreibt unser Deep Dive zu einem internen Podcast in Ihrer eigenen App; das Budgetgespräch behandelt der Business Case für einen internen Podcast.

Worauf Sie bei einem Kanal für Non-Desk-Mitarbeitende achten sollten

Achten Sie auf einen Kanal, der auf den privaten Smartphones der Mitarbeitenden ohne geschäftliche E-Mail-Adresse funktioniert und zu Ihrer Identitätsverwaltung und Ihren Gruppen passt. Für die Kommunikation mit gewerblichen Mitarbeitenden sollte er Audio mit Transkript bieten und auf Gruppenebene berichten, zu einem Preis, der nicht mit der Zahl der Beschäftigten steigt.

  • Funktioniert auf dem privaten Smartphone der Mitarbeitenden, ohne geschäftliche E-Mail-Adresse

  • Single Sign-on plus automatisches Provisioning (zum Beispiel über SCIM) für Ein- und Austritte

  • Gruppen nach Rolle, Region und Schicht legen fest, wer was sieht

  • Push-Benachrichtigungen nur für Inhalte, denen jemand folgt

  • Audio und Video, mit mitlaufendem Transkript

  • Folgen in den Sprachen, die Ihre Mitarbeitenden sprechen, jede mit eigenem Transkript

  • Berichte nach Gruppe, ohne Hörlisten pro Person

  • Datenspeicherung in der EU, Zertifizierung nach ISO 27001:2022 und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

  • Ein Preis, der nicht mit jeder Person steigt, die Sie erreichen

Springcast Mobile, die App für interne Podcasts in Organisationen, deckt einen Teil dieser Liste ab: Mitarbeitende installieren die App aus dem App Store oder von Google Play, erhalten Zugang per Einladung und beginnen die Anmeldung mit einer E-Mail-Adresse, optional mit Single Sign-on über den Identitätsanbieter ihrer Organisation. Gruppen, die Shows zugeordnet sind, legen fest, wer was sieht; Push-Benachrichtigungen zu neuen Folgen erhalten nur Personen, die einer Show folgen und Benachrichtigungen aktiviert haben, und der Player zeigt ein mitlaufendes Transkript in der Sprache der Folge. Für Mobile SSO unterstützt SCIM das Hinzufügen und Aktualisieren von Nutzern, Änderungen an Gruppenmitgliedschaften sowie das Sperren oder Löschen des Zugangs. Die App-Oberfläche unterstützt zehn Sprachen; Audio und Transkripte werden dadurch nicht übersetzt. Hörstatistiken pro Show liefert das Analysemodul der Plattform, und es gibt keine Gebühr pro mobilem Nutzer und kein Hörerlimit. Die Verfügbarkeit von SSO hängt vom gewählten Tarif ab.

Für die Prüfung durch IT und Datenschutz, in den Worten unserer Sicherheitsseite: „Unsere Anwendungen laufen in den Niederlanden, Deutschland und Finnland.“ Die Zertifizierung, ebenfalls im Wortlaut: „ISO/IEC 27001:2022, unabhängig zertifiziert von Brand Compliance unter RvA-Akkreditierung (C 548).“ Auf Anfrage begleitet ein Compliance Officer Ihr Team durch die Sicherheitsfragebögen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Non-Desk- und Frontline-Mitarbeitenden?

Non-Desk beschreibt, wo die Arbeit stattfindet: fern vom Schreibtisch. Frontline beschreibt, wem die Arbeit dient: Kundschaft, Patientinnen und Patienten oder dem Produkt. Eine Pflegekraft in der ambulanten Pflege ist beides; wer im Callcenter arbeitet, ist Frontline und sitzt den ganzen Tag am Schreibtisch.

Wie kommunizieren Sie mit Mitarbeitenden ohne geschäftliche E-Mail-Adresse?

Nutzen Sie einen Kanal auf dem privaten Smartphone, der nicht von einem geschäftlichen Postfach abhängt. Laden Sie Mitarbeitende über eine private E-Mail-Adresse oder per Single Sign-on ein, und vereinbaren Sie vorab mit der IT, wie Eintritte, Austritte und verlorene Smartphones gehandhabt werden.

Wie erreichen Sie Mitarbeitende im Außendienst, die viel fahren?

Nutzen Sie die Fahrt mit Bedacht. Kurze Audiofolgen, die vor der Abfahrt starten und unterwegs weder Berührung noch Blick erfordern, passen in die Zeit zwischen zwei Einsätzen. Beschränken Sie jede Folge auf eine Botschaft, und heben Sie Fragen für den nächsten Halt auf.

Brauchen wir die Zustimmung des Betriebsrats, um das Zuhören zu messen?

Das hängt davon ab, was das System überwachen könnte, nicht nur davon, was Sie berichten. In Deutschland bestimmt der Betriebsrat bei Systemen mit, die objektiv zur Überwachung geeignet sind (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); in den Niederlanden braucht eine Regelung über Einrichtungen, die zur Überwachung von Anwesenheit, Verhalten oder Leistung geeignet sind, die Zustimmung des Betriebsrats (Artikel 27 Abs. 1 Buchstabe l WOR). Beziehen Sie den Betriebsrat vor dem Pilotprojekt ein.

Wird eine Pflichtschulung außerhalb der Arbeitszeit vergütet?

Pflichtfortbildungen auf Verlangen des Arbeitgebers gelten laut C-909/19 (2021) als Arbeitszeit. Artikel 13 der Richtlinie (EU) 2019/1152 stellt zusätzliche Anforderungen an Fortbildungen, die Arbeitgeber aufgrund von Rechtsvorschriften oder einem Tarifvertrag anbieten müssen. Die Vergütung richtet sich nach dem geltenden nationalen Recht, Tarifverträgen und vertraglichen Vereinbarungen. Lassen Sie die Umstände freiwilligen Zuhörens außerhalb des Dienstplans von HR oder der Rechtsabteilung beurteilen.

Dürfen Mitarbeitende beim Fahren dienstliche Audioinhalte hören?

In den Niederlanden ist es verboten, beim Fahren ein Smartphone in der Hand zu halten (RVV 1990, Artikel 61a); Freisprechen und Sprachsteuerung sind laut niederländischer Regierung erlaubt. Die Beobachtungsstelle für Straßenverkehrssicherheit der Europäischen Kommission stuft Freisprech-Telefonate dennoch als wahrscheinlich riskant ein. Starten Sie Folgen vor der Abfahrt, und prüfen Sie die Regeln in jedem Land, in dem Ihre Mitarbeitenden fahren.

Quellen

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Beginnen Sie mit der Gruppe, die Sie am schlechtesten erreichen

Ob im Außendienst oder in der Produktion: Sprechen Sie mit uns über die Mitarbeitenden, die Ihre bisherigen Kanäle nicht erreichen. Gemeinsam besprechen wir, wie ein interner Podcast in ihren Arbeitstag passt und was Sie für ein Pilotprojekt von mindestens drei Monaten brauchen.

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